Die größten Herausforderungen einer Mitarbeiterbefragung liegen darin, dass dieses Projekt – natürlich auch abhängig von eurer Unternehmensgröße und eurer Zielsetzung – zusätzlicher zeitlicher und personeller Ressourcen bedarf. Auf dem Weg zur Weiterentwicklung eurer Unternehmenskultur und zu einem zertifizierten Best Workplace könnt ihr auf einige Stolpersteine stoßen, die zu Beginn nicht erwartet wurden.
Wir wollen euch in diesem Blogbeitrag zeigen, wie ihr diese Herausforderungen einer Mitarbeiterbefragung am besten meistert, damit euer Projekter zu einem Erfolg wird. Den 5 größten Herausforderungen begegnen wir mit 5 konkreten Schritten:
- Die Ziele der Befragung festlegen
- Den richtigen Zeitpunkt finden
- Möglichst viele Mitarbeiter:innen miteinbeziehen
- Rechtzeitig und intensiv ankündigen
- Den Rücklauf aktiv steuern
Zu Beginn ist es wichtig, den Sinn und Zweck eurer Mitarbeiterbefragung zu bestimmen. Dies nimmt nämlich maßgeblich Einfluss auf die Art und Form eurer Befragung und begegnet proaktiv vielen der Herausforderungen eurer Mitarbeiterbefragung.
Wollt ihr die Bindung eurer Mitarbeiter:innen erhöhen und Resignation vermeiden? Oder ist es euer Ziel, sich attraktiver am Arbeitgebermarkt darzustellen? Weitere Ziele könnten auch sein:
- ein kürzlich durchgeführtes Projekt zu evaluieren,
- die eigene Innovationskultur zu fördern oder
- eure internen Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen zu bewerten.
Fragen wie diese werden bestimmen:
- wie oft eure Befragung stattfinden wird,
- welche Themen vorkommen werden,
- wer befragt wird und
- wie viel Zeit und Ressourcen euer Projekt benötigen wird.
Unser Standardfragebogen hat zum Beispiel das Ziel, die aktuelle Mitarbeiterzufriedenheit in den Dimensionen Glaubwürdigkeit, Respekt, Fairness, Stolz und Teamgeist zu erfassen. Somit ist er optimal geeignet, um an der Unternehmenskultur zu arbeiten und die Ergebnisse für das Employer-Branding zu nutzen.
2. Den richtigen Zeitpunkt für die Befragung finden
Ihr habt den Entschluss gefasst, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, seid euch aber nicht sicher, wann der richtige Zeitpunkt dafür ist?
Macht euch zuerst Gedanken über die Länge des Befragungszeitraums. Unserer Erfahrung nach haben sich 2 bis 3 Wochen als optimal erwiesen. So haben alle Mitarbeiter:innen genügend Zeit, an der Befragung teilzunehmen, wenn sie das möchten. Startet eure Befragung zudem unter der Woche, an einem Dienstag zum Beispiel – so kann sogar eine 4. Woche angeschnitten werden. Dies ist vor allem während Urlaubszeiten oder Krankheitsausfällen hilfreich.
Doch wann genau soll nun befragt werden? Unserer Meinung nach lässt sich der eine richtige Zeitpunkt für eure Befragung nicht timen. Der richtige Zeitpunkt ist nämlich JETZT. Das Sammeln von Echtzeit-Feedback gibt euch entscheidende Einblicke, wie ihr eure Mitarbeiter:innen unterstützen können, und zeigt euch Verbesserungsmöglichkeiten auf, die euch zum Erfolg verhelfen können. Je früher ihr eure Umfrage durchführt, desto eher könnt ihr handeln und an eurer Unternehmenskultur arbeiten.
3. Möglichst viele Mitarbeiter:innen miteinbeziehen
Um ein ehrliches und aussagekräftiges Feedback zum Ist-Zustand des gesamten Unternehmens zu erhalten, ist es wichtig, alle Mitarbeiter:innen zu befragen. Dabei ist es zentral, auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu achten.
- Sprache:
Der Fragebogen sollte für die Mitarbeiter:innen leicht verständlich sein. Dafür ist es essenziell, ihn in einer Sprache anzubieten, die der/die Befragte flüssig beherrscht. Um zeitfressende Übersetzungsverfahren zu vermeiden, bieten wir unseren Standardfragebogen in über 50 Sprachen an, damit jede/r Mitarbeitende ihn in der bevorzugten Sprache ausfüllen kann.
- Befragungsmethode:
Außerdem sollte der Fragebogen für Ihre Mitarbeiter:innen leicht zugänglich sein. Es stellt sich die Frage, welche Methode am geeignetsten ist, um eure Befragung in Umlauf zu bringen.
Wird sie online mittels eines Einladungslinks durchgeführt oder mittels Papierfragebögen? Die Verteilung eines Einladungslinks über die Arbeits-E-Mail-Adresse hat sich in unseren Augen bewährt. Für Mitarbeiter:innen, die wenig oder gar nicht am Computer tätig sind, stellen wir jedoch sogenannte Zugangscodes für die Befragung zur Verfügung. Diese können die Mitarbeiter:innen leicht als Ausdruck mit nach Hause nehmen und dort in Ruhe an der Online-Umfrage teilnehmen.
- Anonymität:
Zuletzt kommt in Bezug auf ehrliches Feedback oft das Thema der Anonymität auf. Wenn die Mitarbeiter:innen sich unsicher sind, ob ihre Antworten zurückverfolgt werden können, werden sie nicht offen antworten. Hier wäre ein guter Tipp von unserer Seite, einen externen Dienstleister miteinzubeziehen, da dies gleich zu Beginn ein Gefühl der Anonymität vermittelt. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter:innen am Anfang der Befragung explizit darüber aufgeklärt werden, dass ihre Daten vertraulich behandelt werden. Jedoch sollte auch keine Überbetonung des Themas stattfinden, da sonst gerade dadurch unbegründete Zweifel geweckt werden könnten. Hier gilt es, die richtige Balance zu finden.
4. Rechtzeitig und intensiv ankündigen
Je mehr Leute bei eurer Befragung mitmachen, desto aussagekräftiger ist das Ergebnis! Um bereits zu Beginn möglichst viele Mitarbeiter:innen an Bord zu holen, ist eine umfassende Ankündigung unumgänglich.
Wir empfehlen einen Monat im Voraus mindestens eine, gerne auch mehrere schriftliche Aussendungen der Geschäftsführung. Hier ist es ideal, wenn authentisch kommuniziert wird, warum euch das Feedback der Mitarbeiter*innen wichtig ist und ihr es gerade jetzt einholen möchtet.
Ihr könnt auf keinen Fall zu viel kommunizieren – je mehr, desto besser! Nutzt alle Kommunikationskanäle, die ihr habt (Intranet, Newsletter, Team-Meetings …). Ein Poster, das in eurem Büro hängt, kann dauerhaft an die kommende Befragung erinnern. Auch ein kleines Dankeschön im Voraus wie eine Schokoladentafel kommt bei den Mitarbeiter:innen immer gut an und versüßt den Arbeitstag.
Trotz umfangreicher Vorabkommunikation ist der Rücklauf träge? Abschließend haben wir auch hier ein paar Tipps für euch, um die Teilnahme zu erhöhen.
Erinnert eure Mitarbeiter:innen daran, an der Befragung teilzunehmen. Tut dies jedoch ohne Druck! Die Teilnahme sollte immer auf freiwilliger Basis erfolgen. Ideal wären Erinnerungen in der Mitte des Befragungszeitraumes und einen Tag bevor die Befragung zu Ende geht. Eine Aussendung in der Früh beim Start des Arbeitstages erweist sich als effektiver als an anderen Zeitpunkten. Schafft zusätzlich Räume und Zeitfenster, damit eure Mitarbeiter:innen den Fragebogen in Ruhe ausfüllen können, ohne sich vom Alltagsstress ablenken zu lassen.
Wenn all das nichts hilft, so fragt euch, warum es mit dem Rücklauf nicht so gut klappt. Welche Gründe könnten dahinterstehen: Stress, Angst vor den Auswirkungen oder Sorgen bezüglich der Anonymität? Versucht die Problemfelder zu eruieren und zwanglos anzugehen, dann wird es mit dem Rücklauf bestimmt besser funktionieren.
Zu guter Letzt: Herausforderungen einer Mitarbeiterbefragung begegnen
Eine Mitarbeiterbefragung klingt auf den ersten Blick nach einem großen Projekt, das in der Theorie oft so komplex wirkt, dass man es in der Praxis trotz des erwiesenen Nutzens nicht ohne Zögern in Angriff nimmt. Bei näherer Betrachtung stellt sich allerdings heraus, dass sich viele Fragen leicht lösen lassen, wenn man den ersten und schwierigsten Schritt getan hat. Und der ist wie bei allen anderen Aufgaben der gleiche, nämlich: anzufangen!
Ihr braucht noch konkrete Tipps? In unserem Leitfaden zum Thema Mitarbeiterbefragung erhaltet ihr hilfreiche Antworten:
