Ihr habt euch dazu entschieden, eine Mitarbeiterbefragung durchzuführen, um den Status Quo eurer Unternehmenskultur zu erheben. Die letzten Wochen habt ihr euch damit beschäftigt, die Ziele dieser Mitarbeiterbefragung zu definieren. Ihr seid dabei, die Durchführung der Mitarbeiterbefragung vorzubereiten und aufzusetzen?
Gut, dann stoppt jetzt hier! Es ist zwar verlockend gleich los zu starten, da man neugierig auf das Feedback der Mitarbeitenden ist. Aber ein wichtiger Schritt fehlt noch: Die Ankündigung!
Warum sollte man eine Mitarbeiterbefragung überhaupt ankündigen?
In unserer täglichen Arbeit im Customer Success Team erleben wir immer wieder, wie entscheidend eine gut aufgestellte Kommunikation vor der Befragung ist. Je kurzfristiger die Ankündigung, desto weniger Leute nehmen an der Befragung teil. Den Mitarbeitenden fehlt meist der Kontext, warum ihre Teilnahme dem Unternehmen wichtig ist. Aber auch fehlende Involvierung der Führungskräfte sowie des Betriebsrats und unzureichende Berücksichtigung von Datenschutzbedenken können zum Hindernis werden.
Im Gegensatz dazu sehen wir bei Unternehmen, die sich viel Zeit für die Ankündigung genommen und alle Mitarbeitenden involviert haben, dass sich die Teilnehmendenzahlen deutlich besser und schneller entwickeln. Die Befragung wird bereits erwartet und die Mitarbeitenden freuen sich über die Gelegenheit, ihrem Unternehmen Feedback geben zu können.
Eine gute Ankündigung meiner Mitarbeiterbefragung: Was ist zu beachten?
Eine gute Ankündigung startet frühzeitig. Nehmt euch dazu etwa 2 Wochen Zeit – bei größeren Unternehmen sollte ihr mindestens 1 Monat einplanen.
Holt zuallererst die Führungskräfte und den Betriebsrat an Bord. Diese können eure weiteren Bemühungen unterstützen und als Multiplikatoren fungieren.
Die Geschäftsführung und der Betriebsrat sollten im Idealfall ebenfalls hinter dem Projekt stehen. So können später auch Maßnahmen aus den gewonnenen Erkenntnissen der Befragung abgeleitet werden. Die Teamleiter:innen wiederum sind besonders nah an den Mitarbeitenden. Sie können während der laufenden Befragung eine wertvolle Hilfe sein.
Für die Ankündigung gilt – ihr könnt nicht zu viel kommunizieren. Nutzt alle Kanäle, die euch zur Verfügung stehen.
Kommuniziert ehrlich und authentisch, warum ihr die Befragung durchführt und das Feedback eurer Mitarbeitenden wertschätzt. Nehmt wenn möglich auch Bezug auf andere Kulturinitiativen, eure Mission und eure Werte. Bringt die Befragung in Verbindung mit eurem täglichen Business. Umso eher ist für eure Mitarbeitenden nachvollziehbar, warum ihr Feedback wichtig ist.
Worauf darf ich bei der Ankündigung einer Mitarbeiterbefragung nicht vergessen?
Nehmt in jedem Fall folgende Themen mit in den Ankündigungsprozess auf:
· Ziele, die mit der Befragung verfolgt werden
· Zeitraum für die Teilnahme an der Befragung
· Teilnahmemöglichkeit an der Befragung (per E-Mail / Code-Brief / etc.)
· Themenfelder, die die Befragung abdeckt
· Kurze Aufklärung über Datenschutz und Vertraulichkeit
· Kontaktperson bei Fragen, Bedenken und Problemen
· Dankeschön im Voraus für die Teilnahme
Verzichtet darauf eure Mitarbeitenden zu einer Teilnahme zu drängen oder ihr Antwortverhalten zu steuern. Ehrliches Feedback basiert auf Vertrauen.
Welche Kommunikationskanäle kann ich nutzen?
Die Befragung im Rahmen eines Meetings mündlich anzukündigen und später eine schriftliche Information per E-Mail oder Brief nachzureichen (zum Nachlesen und für Nicht-Anwesende), sollte das Minimum darstellen. Zeigt hier bereits, dass die Geschäftsführung und der Betriebsrat hinter dem Projekt stehen. Lasst diese einige Worte an die Mitarbeitenden richten und die Aussendung der Kommunikation über sie erfolgen.
Schafft abgesehen davon die Möglichkeit, dass Rückfragen gestellt und Bedenken geäußert werden können. Dadurch erfahrt ihr beispielweise von möglichen Anonymitätsbedenken und könnt frühzeitig reagieren.
Um die Mitarbeitenden für die Befragung zu begeistern, haltet das Thema präsent. Nutzt dazu Bildschirme in euren Büroräumlichkeiten sowie euer Intranet und lasst Poster aufhängen sowie Aufsteller platzieren.
Bei der Kaffeemaschine oder in den Waschräumen kommen die Mitarbeitenden regelmäßig vorbei! Passende Hintergründe in Teams, Zoom und Co. oder Einlageblätter in Kantinentabletts sorgen für Abwechslung. Sogar der Sperrbildschirm von Firmenlaptops eurer Mitarbeitenden kann genutzt werden.
Besonders kreativ und authentisch wird es, wenn ihr die Befragung mit einem Slogan und einem Maskottchen verbindet, das zu eurem Unternehmen passt. Dadurch schafft ihr nicht nur einen besonderen Blickfang, sondern zeigt auch, wie wichtig euch das Feedback eurer Mitarbeitenden ist. Das Maskottchen kann auch während der Befragung mit den Erinnerungen verbunden werden. Später bei der Ergebniskommunikation, Maßnahmenplanung und dem gemeinsamen Feiern kann es wieder zum Einsatz kommen.
Direkt zum Start eignet sich ein kleines Präsent, um die Stimmung und Motivation zu heben. Dafür bieten sich Müsliriegel, Gummibärchen, Schokodrops, Schokotäfelchen, Tees, Getränkedosen usw. an. Eine Personalisierung mit Firmenlogo, Slogan, Maskottchen und/oder Befragungszeitraum gibt dem Ganzen den letzten Schliff.
Im Rahmen eurer Great Place To Work Zertifizierungen erhaltet ihr vom Customer Success Team bereits zahlreiche individualisierbare Vorlagen, die ihr für eure Kommunikation nutzen könnt!
Wie zum Beispiel diese hier:
Wir freuen uns schon auf das gemeinsame Projekt mit euch!
Und vielen Dank für die Beispiel-Fotos an Henkel Management Services GmbH, ERBER Group, SAN Group und Zaunergroup Holding GmbH.
Euer Customer Success Team
Ihr fragt euch, wie es um die Unternehmenskultur und Zufriedenheit der Mitarbeitenden in eurer Organisation steht?
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