(Letztes Update: Jänner 2024)
Beschäftigt man sich mit Mitarbeiterbefragungen, stößt man immer wieder auf das Thema Pulsbefragung. Viele Personalverantwortliche oder Geschäftsführer:innen stehen vor der Frage: Ersetzen Pulsbefragungen die klassische Mitarbeiterbefragung?
Wir haben genauer hingesehen und viele Aspekte zusammengefasst: Vorteile, Einsatzbereiche und Outcome. Mitarbeiterbefragung und Pulsbefragung sind unterschiedlich, aber können einander ergänzen. Erfahrt, wann und wie ihr sie am besten einsetzt.
Die Puls-Befragung: eine kurze Mitarbeiterbefragung?
Eine Pulsbefragung ist eine kurze Abfrage der Mitarbeitenden zu einem aktuellen Thema oder der Stimmungslage. Sie ist eine Kurzbefragung, bietet also kein umfassendes Feedback wie bei einer ausführlichen Mitarbeiterbefragung oder einem Mitarbeitergespräch.
Die Pulsbefragung beschränkt sich auf wenige Fragen, die Antworten werden rasch eingeholt und sofort ausgewertet. Das quasi in Echtzeit ermittelte Feedback der Mitarbeitenden ermöglicht rasches Reagieren auf wenige konkrete Fragestellungen. Die Durchführung und Auswertung erfolgt idealerweise mittels Online-Tools in kürzester Zeit.
Die zeitliche Dimension, das rasche Reagieren-Können steht im Vordergrund:
- wenige und konkrete Fragen
- schnelles Feedback der Mitarbeitenden
- konkrete Maßnahmensetzung möglich
Die klassische Mitarbeiterbefragung als Mess- und Steuerinstrument
Im Gegensatz dazu ermöglicht die klassische Mitarbeiterbefragung ein umfassenderes Feedback der Mitarbeitenden.
Die Mitarbeiterbefragung setzt größere und vordefinierte Items zu komplexeren Themen wie der Unternehmenskultur ein. Sie eignet sich als Mess- und Steuerinstrument zur langfristigen Gestaltung der Unternehmenskultur und zur fortlaufenden Verbesserung durch gezielte Maßnahmenerarbeitung.
Die Durchführung erfolgt elektronisch oder per Papierbefragung. Es wird ausreichend Zeit eingeplant (wir empfehlen ungefähr zwei Wochen), damit möglichst alle Mitarbeitenden (zumindest ein zu erreichender Prozentsatz) die Möglichkeit haben, ihr Feedback abzugeben.
Die inhaltliche Tiefe zur langfristigen Veränderung steht im Vordergrund:
- strukturierte Items
- umfassendes Feedback der Mitarbeitenden
- ausführliche Maßnahmenplanung möglich
Wann startet eure Mitarbeiterbefragung? Damit von Anfang an alles gut gelingt, holt euch gleich unsere kostenlose „Checkliste: Mitarbeiterbefragung. Die 10 wichtigsten Fragen zur Vorbereitung & Planung einer Mitarbeiterbefragung“.
Die Kombination macht’s aus
Mit der Erhebung umfassender Daten durch die klassische Mitarbeiterbefragung und dem zusätzlichen, gezielten und raschen Input, den eine Pulsbefragung liefert, werden immer aktuellere Auswertungen möglich. Beides in Kombination ist ein guter Grundstein für zielgerechte Maßnahmensetzung, Veränderung der Unternehmenskultur und in weiterer Folge wirksame Personalarbeit.
Vorteile und Einsatzbereiche von Mitarbeiterbefragung und Pulsbefragung
Wann eignet sich welche Befragungsmethode am besten? Welche Vorteile hat die jeweilige Methode?
Bevor ihre euch für eine Methode entscheidet, solltet ihr euch der Zielsetzung bewusst sein und euer Ziel festlegen. Daraus ergibt sich relativ schnell, welches der beiden Instrumente das effektivere für das Vorhaben ist. Denn grundsätzlich gilt:
Für komplexere Befragungsthemen, die ein umfangreiches Gesamtbild des Unternehmens widerspiegeln sollen, um langfristige Veränderungen voranzutreiben, eignet sich primär die klassische Mitarbeiterbefragung.
Für das Einholen von Meinungen oder zur Abstimmung von gezielten und konkreten Themen eignen sich Pulsbefragungen.
Das ist mit der klassischen Mitarbeiterbefragung möglich:
- Die effektive und dauerhafte Weiterentwicklung des Unternehmens – zugleich das wichtigste Ziel der Mitarbeiterbefragung.
- Die Unternehmenskultur kann als Ganzes erhoben werden. Oft wird auf einen standardisierten Fragebogen mit erprobten Items zurückgegriffen. Der Vorteil: ihr habt ein valides Instrument, das misst, was es messen soll.
- Je nach Unternehmensgröße empfiehlt sich die wiederholte Durchführung im Ein- bis Zwei-Jahres-Rhythmus, um Veränderungen und Verbesserungen zu messen.
- Die Mitarbeiterbefragung ist die beste Grundlage für gezielte Personalarbeit, orientiert an den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
- Sie eignet sich ideal zur umfassenden Erhebung der erlebten Unternehmenskultur und deren Weiterentwicklung.
- Sie liefert ein Gesamtbild der Stärken und Schwächen des Unternehmens.
- Ausgehend von den Ergebnissen lassen sich vielfältige und langfristige Maßnahmen setzen und ein strukturierter Maßnahmenplan erstellen.
Das ist mit einer Pulsbefragung möglich:
- Das Einholen des Feedbacks der Mitarbeitenden in Echtzeit zu einem konkreten Thema ist Ziel der Puls-Befragung.
- Einzelne Facetten zur Unternehmenskultur können abgefragt werden. Die Fragen werden konkret formuliert. Doch Vorsicht bei der Fragenformulierung: Stellen Sie keine Suggestivfragen beziehungsweise Fragen, die sozial erwünschtes Antwortverhalten begünstigen.
- Auch einzelne Teamleiter:innen können eine Befragung speziell für ihre Abteilung durchführen. Aber Vorsicht: Die Ergebnisse müssen richtig interpretiert und ans Team kommuniziert werden.
- Ob in festgelegten Intervallen oder punktuell bei bestimmten Prozessen/Einführungen – diese Methode ist eine flexibel einsetzbare Alternative und kann mehrmals im Jahr angewendet werden.
- Sie ermöglicht schnell und zuverlässig nicht nur ein Meinungsbild, sondern auch eine Abstimmung zu einzelnen Themenbereichen.
- Sie ermöglicht eine schnelle Reaktion auf aktuelle Vorgänge und Entwicklungen.
- Sie ist das ideale Instrument, um die nach einer Mitarbeiterbefragung gesetzten Folgemaßnahmen abzufragen und zu steuern.
Für welchen Befragungstypus ihr euch auch entscheidet: Seid euch bewusst, dass ihr mit jeder Befragung, die ihr an die Mitarbeitenden richtet, deren Zeit beansprucht und Erwartungen bei eurer Belegschaft weckt. Diese Erwartungen wollen gestillt werden, indem mit den gewonnen Ergebnissen etwas (Sinnvolles!) passiert und damit weiter gearbeitet wird.
Kommuniziert daher immer transparent die gewonnenen Erkenntnisse und die Entwicklungsfelder, an denen es weiterzuarbeiten gilt. Das ist bei Mitarbeiterbefragungen üblich. Beachtet, dass dies auch bei Pulsbefragungen sehr wichtig ist, da ihr die Mitarbeitenden regelmäßig befragt und sich diese folglich auch Umsetzungen eurerseits wünschen. Andernfalls nimmt die Teilnahmequote bei nachfolgenden Befragungen rasch ab und die Mitarbeitenden sind eher frustriert als motiviert.
Obwohl die Erhebung der Unternehmenskultur nur mit der klassischen Mitarbeiterbefragung gelingt, ist es auch möglich, einzelne Facetten der Arbeitsplatzkultur mit einer Pulsbefragung zu erheben.
Die Erhebung einzelner Facetten der Unternehmenskultur mittels Pulsbefragung
Die Pulsbefragung kann dafür eingesetzt werden, einzelne Teilbereiche und Schwerpunkte der aktuellen Arbeitsplatzkultur abzufragen. Es bietet sich an, dafür ausgewählte Fragestellungen aus der „großen“ Mitarbeiterbefragung zu verwenden.
Wir empfehlen Unternehmen, je nach Schwerpunkt, einzelne Fragen aus dem vordefinierten Great Place to Work®-Fragenset zu wählen. Da es sich dabei um standardisierte Fragen handelt, ist es optional möglich, externe Benchmarks von den Besten Arbeitgebern zum Vergleich heranzuziehen.
Ihr könnt das Intervall festlegen, in dem jede einzelne Frage automatisiert an eure Mitarbeitenden übermittelt wird und so schnell und gezielt auf Themen, die eure Mitarbeitenden beschäftigen und/ oder die einen wichtigen Einfluss auf eure Unternehmenskultur haben, reagieren.
Für die Erhebung eignet sich ein umfassendes Tool, das vielfältige Kommunikation mit und regen Austausch zwischen den Mitarbeitenden ermöglicht.
Fazit: Pulsbefragungen nicht STATT, sondern ERGÄNZEND zur Mitarbeiterbefragung
Wollt ihr langfristig an der Unternehmenskultur arbeiten, ist die klassische und umfassende Mitarbeiterbefragung die effektivste Methode, aus der sich viele Folgemaßnahmen erschließen. Im Zuge dessen eignen sich kurze Pulsbefragungen als ideale Ergänzung, wenn es darum geht, zu konkreten Themen oder Bereichen der Unternehmenskultur Meinungen einzuholen oder Abstimmungen durchzuführen.
Die Kommunikation mit den Mitarbeitenden erreicht dadurch ein neues Level an Transparenz und Offenheit, ebenso werden rasche Reaktionsfähigkeit und kontinuierliche Personalarbeit gefördert.
