6 Wege zur Steigerung der Rücklaufquote

Es ist egal, ob ihr zum ersten Mal eine Mitarbeiterbefragung durchführt oder dieses Instrument bereits fixer Bestandteil eurer Personalstrategie ist. Ihr müsst zwei Dinge sicherstellen: Die Stimme jedes und jeder einzelnen Mitarbeitenden muss gehört werden. Und ihr müsst offenes Feedback von allen erhalten.

Was könnt ihr also tun, damit eure Mitarbeitenden besser verstehen, warum ihr Beitrag zu eurem großartigen Arbeitsplatz so wichtig ist?

In diesem Artikel geben wir euch 6 Tipps, wie ihr euren Umfrageprozess benutzerfreundlich gestalten und eine maximale Beteiligung erreichen könnt.

• 1. Kommuniziert im Voraus
• 2. Erklärt, warum ihr es tut
• 3. Nutzt mehrere Kommunikationskanäle
• 4. Lasst die Info „von oben“ kommen
• 5. Sorgt für Vertraulichkeit und Anonymität
• 6. Schafft ein sicheres Umfeld, in dem eure Mitarbeitenden antworten können

 

1. Kommuniziert im Voraus

Für den Erfolg eurer Umfrage ist es entscheidend, dass die Mitarbeitenden wissen, dass Great Place To Work für die Durchführung zuständig ist. Macht euren Mitarbeitenden klar, was ihre Teilnahme bedeutet, wann sie mit der Umfrage rechnen können und was sie dabei erwartet.

Macht ihnen deutlich, dass das für sie die ideale Möglichkeit ist, Feedback zu ihren Erfahrungen am Arbeitsplatz zu geben. Stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Vertraulichkeit des Prozesses informiert sind. Dazu gehört auch die Tatsache, dass die Umfrageergebnisse von Great Place To Work zusammengefasst werden und dass die individuellen Antworten für euer Unternehmen nicht zugänglich sind.

Erinnert während der Umfrage alle Mitarbeitenden regelmäßig an die Teilnahme eurer Organisation, um eine hohe Rücklaufquote zu erreichen. Wir raten jedoch ausdrücklich davon ab, Druck auf die Mitarbeitenden auszuüben oder ihre Antworten zu erzwingen.

2. Erklärt, warum ihr es tut

Erklärt, warum eure Mitarbeitenden an der Umfrage teilnehmen sollten. Macht klar, was ihr damit erreichen wollt. Teilt den Teilnehmenden mit, wie viel Zeit sie zum Ausfüllen der Umfrage benötigen werden.

Wenn es euer erstes Mal ist: Lasst eure Mitarbeitenden ganz konkret wissen, warum sie teilnehmen sollten. Warum es sich lohnt, zu antworten, und welche Ziele ihr mit der Befragung verfolgt.

 Beispiele:

• Great Place To Work hat es sich zur Aufgabe gemacht, Organisationen dabei zu helfen, jene Eigenschaften und Verhaltensweisen zu verstehen und zu praktizieren, die zu großartigen Arbeitsplätzen führen.
• Great Place To Work wird uns dabei helfen, verbesserungsbedürftige Bereiche wie z. B. unsere interne Kommunikation zu identifizieren. Die Umfrage wird uns außerdem dabei unterstützen, Maßnahmen zur Verbesserung in diesen Bereichen zu entwickeln.

• Wir werden uns bemühen, die Ergebnisse der Umfrage umzusetzen, und uns mit dem Team von Great Place To Work abstimmen, um die Ergebnisse zu teilen.

Wenn ihr zum zweiten oder dritten Mal teilnehmt: Erklärt, was ihr im letzten Jahr mit den Ergebnissen gemacht habt und wie das zur Verbesserung der Arbeitsplatzkultur beigetragen hat.

Beispiel:

• Wenn Mitarbeitende bereits früher an Umfragen teilgenommen haben und keine Veränderungen feststellen konnten, zögern sie vielleicht, ihre Zeit und Energie in eine weitere Umfrage zu investieren. Es ist wichtig, sich zu verpflichten, auf die Umfrageergebnisse zu reagieren und die ergriffenen Maßnahmen mit der Umfrage zu verknüpfen.

 

3. Nutzt mehrere Kommunikationskanäle

Jetzt ist es an der Zeit, kreativ zu werden! Sprecht über die bevorstehende Mitarbeiterbefragung in verschiedenen Formaten und werdet kreativ bei eurer Marketingkampagne zur Bewerbung:

• E-Mail an die Mitarbeitenden: Sendet eine interne E-Mail an alle Mitarbeitenden, um sie über eure Teilnahme am Programm, über die Gründe für die Teilnahme und die erhofften Ergebnisse zu informieren. Es ist wichtig, dass die Mitarbeitenden die Umfrage in der Arbeitszeit ausfüllen können. Das Beantworten der Umfrage dauert etwa 10 bis 15 Minuten.
• Hängt Plakate in der Küche/im Sozialraum, im Bereich der Kaffeemaschine, in den Aufzügen und in den Gängen aus. Ihr könnt sie auch auf der Intranetseite des Unternehmens veröffentlichen oder in einem E-Mail-Newsletter verschicken.
• Führt einen Countdown bis zum Start der Umfrage durch. Macht auf die Umfrage aufmerksam und stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden über das Startdatum und den Abschlusstermin informiert sind.
• Kündigt die Umfrage bei Unternehmensbesprechungen und Meetings aller Art an, ob online oder persönlich. Geht auf alle Bedenken und Fragen der Mitarbeitenden ein.
• Verbreitet die Nachricht in Teamsitzungen (je nach Unternehmen über Online-Plattformen oder in Town-Halls).
• Postet auf eurer Intranetseite.
• Verwendet Bildschirmschoner, um Botschaften zu vermitteln.

 Wenn ihr bereits ein internes Great Place To Work-Team habt, kann dieses auch den Rest des Teams ermutigen, sich zu beteiligen und für das Programm zu werben. Stellt sicher, dass ihr eure Botschafter:innen mit den richtigen Kommunikationsmitteln ausstattet.

4. Lasst die Info „von oben“ kommen

Das Führungsteam muss mit der Initiative einverstanden sein, bevor von den Mitarbeitenden erwartet werden kann, dass sie an einer Engagement-Umfrage teilnehmen. Die Führungsebene hat einen großen Einfluss auf die Teilnahmequote der Mitarbeitenden an derartigen Befragungen. Das darf keinesfalls unterschätzt werden.

Bezieht eure:n CEO oder eine leitende Person in den Kommunikationsprozess mit ein. Bitten eure:n CEO, die gesamte Organisation in einem Memo über die Teilnahme am Great Place To Work-Programm zu informieren.

5. Sorgt für Vertraulichkeit und Anonymität

Für den Erfolg eurer Umfrage ist es, wie schon erwähnt, entscheidend, dass die Mitarbeitenden wissen, dass sie von Great Place To Work durchgeführt wird.

Die Vertraulichkeit kann einer der Hauptfaktoren sein, der die Antworten auf die Umfrage beeinflusst. Mitarbeitende antworten ehrlicher und präziser, wenn dieser Aspekt im Vorfeld hervorgehoben und optimal kommuniziert wurde.

Wenn sie wissen, dass die Umfrage von einer unabhängigen Organisation durchgeführt wird, wirkt das vertrauensfördernd auf die Mitarbeitenden. Auch folgende Aspekte können sich direkt auf die Ehrlichkeit und Genauigkeit der Antworten auswirken: An die Organisation werden keine individuellen Antworten der Mitarbeitenden zurückgemeldet. Berichtet wird außerdem nur über Gruppen von mehr als 5 Personen (z. B. bestimmte Abteilungen).

6. Schafft ein sicheres Umfeld, in dem eure Mitarbeitenden antworten können

Um offen und ohne Angst vor Konsequenzen antworten zu können, müssen sich Mitarbeitende wohlfühlen.

Hier sind ein paar No-Gos, um es besonders deutlich zu machen:

• Mitarbeitende direkt darauf ansprechen, dass sie möglichst positiv antworten sollen
• Sie darauf hinweisen, dass die Umfrage für den Unternehmenserfolg entscheidend ist
• Ihnen die Vorteile verdeutlichen, die sich aus diesem Erfolg und der Anerkennung als „Bester Arbeitsplatz“ ergeben, z. B. bezogen auf Publicity/Rekrutierung/Medienaufmerksamkeit
• Mitarbeitende bitten, die Umfrage gemeinsam in einer Gruppe auszufüllen, oder bestimmte Zeiten für das Ausfüllen vorgeben

Die Mitarbeitenden müssen sich wohlfühlen, und es ist einzig und allein ihre Entscheidung, ob und wann sie die Umfrage ausfüllen.

Wenn ihr euch den Tausenden von Unternehmen anschließen möchtet, die sich dem Aufbau einer vertrauensvollen Unternehmenskultur verschrieben haben – einer Kultur, die ihnen hilft, Mitarbeitende anzuziehen, zu halten und zu fördern –, dann kontaktiert uns noch heute.