Die agile Arbeitswelt erfolgreich umsetzen

Menschen in einer agilen Arbeitswelt
Prof. Michael Bartz

Tipps mit dem Umgang zum neuen Arbeiten und agiler Arbeitswelten gibt Prof. Michael Bartz von der IMC FH Krems im Interview mit Anna-Maria Mahayni von Great Place to Work®. Er verrät, wie sich die neue Arbeitswelt durch Agilität verändert, worauf Unternehmen besonders achten sollten und was die „Stolpersteine“ bei der Umsetzung neuer Arbeitswelten und Agilität sind.

Anna-Maria Mahayni: Herr Prof. Bartz, Agilität und agile Arbeitsweisen sind in aller Munde, quasi das „In“ Thema bei den Unternehmen. Was verstehen Sie unter den Begriffen? Wie sieht Ihre persönliche Definition dafür aus?

Prof. Michael Bartz: Agile Arbeitswelten verbildlicht man sich am besten mit dem Begriff einer Unternehmenswolke. Eine Wolke die ständig ihre Grenzen und ihre Form verändert. Agilität betrifft nicht nur das Arbeiten im Unternehmen sondern auch im Unternehmensorbit und damit mehrere Aspekte. Dazu gehört das mobile Arbeiten.

Beim mobilen Arbeiten gibt es zwei Formen. Einerseits kennen wir das Arbeiten an anderen Plätzen wie Home-Office oder Co-Working-Spaces. Hier sprechen wir auch vom externen mobilen Arbeiten. Aber auch die interne mobile Arbeit, wie Desk-Sharing, Projekt-Teams, temporäre Rollen für ein paar Monate spielen eine entscheidende Rolle. Arbeit in modernen Büro-Welten findet nicht mehr nur am Schreibtisch statt. „Social Areas“ also Sonderflächen werden immer beliebter. Das sind Lounge-Bereiche, an denen nicht nur Meetings stattfinden, sondern auch das alleinige Arbeiten inspiriert wird. Denn wir wissen, dass Inspiration und Innovation besser durch Szenewechsel stattfinden. Innovation passiert heute nicht mehr nur am Schreibtisch – es geht zum Perspektivenänderung. Physische Grenzen werden gesprengt.

Der zweite Begriff für agile Arbeitsformen ist das Korallenriff und die Frage, wie das Ökosystem besser integriert werden kann. Beispiel dafür ist die physische Integration von Lieferanten auf die eigene Bürofläche. Auch Start-ups, mit denen das Unternehmen bisher noch keine Beziehung hatte, können miteinziehen und zu Innovation führen. Agile Arbeitswelten öffnen Unternehmensgrenzen und haben die Kompetenz, schnell auf veränderte Markt- und Kundenbedürfnisse einzugehen. Veränderung ist tägliches Geschäft ohne große Restrukturierungsmaßnahmen. Klassische Hierarchien werden aufgelöst, die Beschäftigungsformen werden auch immer bunter.

„Agile Arbeitswelten sind Unternehmenswolken, die ständig ihre Form und Grenzen verändern daher können sie auch schnell und ohne großen Aufwand auf veränderte Situationen und Herausforderungen eingehen.“

Anna-Maria Mahayni: Sie beschäftigen sich und forschen sehr stark im Bereich der neuen Arbeitswelten, Stichwort „New World of Work“. Kann man sagen, dass neue Arbeitswelt und Agilität das gleiche sind? Oder wo liegen die Unterscheide?

Prof. Michael Bartz: Das ist eine sehr spannende Frage! In den Jahren 2010-2015 haben wir noch von den neuen Arbeitswelten als etwas wirklich „Neues“ gesprochen. Das kann man sehr schön am Thema Home-Office beobachten. Bis vor ein paar Jahren konnten sich Unternehmen damit noch hervorheben und als Arbeitgeber bei den potentiellen BewerberInnen punkten. Aktuelle Studien ergeben, dass bereits ¾ aller Jobsuchenden bei der Vorauswahl die Unternehmen nach flexiblen Arbeitsweisen filtern. Diese Entwicklung zeigt, dass mobiles Arbeiten nicht mehr nur „In“ ist, sondern bereits zu einem Hygienefaktor im Unternehmen geworden ist. Es wird erwartet und gefordert. Eine jährlich durchgeführte Studie der IMC FH Krems zeigt, dass 72% der Beschäftigten eine Gehaltserhöhung gegen die Einführung mobiler Arbeitsweisen tauschen würden. Die Mitarbeitenden fordern ganz klar mobile Arbeitsweisen. Agilität ist die nächste und neue Stufe, hier geht es um Innovation in Bezug auf Arbeitsweisen. Das ist die nächste Challenge, die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens wird zur täglichen Aufgabe.

Ein Blick in die Zukunft: Bis zum Jahr 2032 kommen wir in eine Phase des extremen Fachkräftemangels. Die Generation der „Baby Boomer“ geht in Pension, scheidet altersbedingt aus. Gleichzeitig gehen seit 1970 die Geburtenraten zurück. Die dritte Herausforderung ist, dass Deutschland, das noch stärker vom Fachkräftemangel betroffen ist, Fachkräfte in Österreich abwirbt. Hier gilt es die Herausforderungen von drei Seiten zu bewältigen.

„Die Entwicklung zeigt: mobiles Arbeiten ist nicht mehr nur „In“, sondern ein Hygienefaktor im Unternehmen. Beschäftigte und potentielle BewerberInnen erwarten und fordern dies.“

Anna-Maria Mahayni: Wie können agile Arbeitsweisen erfolgreich in die neue Arbeitswelt integriert werden?

Prof. Michael Bartz: Neue Beschäftigungsformen und neue Organisationsformen machen den Beschäftigten in den Betrieben erst einmal Angst. Deswegen ist es so wichtig, schrittweise heran zu gehen und einen Masterplan zu haben. Wir helfen Unternehmen eine Transformations-Map, also eine Entwicklungskarte, zur erarbeiten, die vorgibt mit welcher Geschwindigkeit das Unternehmen an welche Themen herangeht. Es soll verträglich und machbar sein. Mit dem Gesamtblick auf die Transformationsreise wird rasch klar, wo man investieren muss.

Unternehmen laufen großer Gefahr, wenn sie neue Arbeitswelten erschaffen, neue Büroräume bauen, ohne dabei die entsprechenden Investitionen in das Change-Management zu beachten. Als Faustformel gilt: Wenn ich eine Million in ein neues Büro investiere, muss ich dieselbe Investition ins Change-Management packen. Das hört sich jetzt einmal viel an, aber die erste Million, die man in das neue Büro steckt wird nur wirksam, wenn man auch den Kompetenzaufbau begleitet und alle mit an Bord holt. Das ergeben auch unsere Langzeitstudien – sie zeigen warum Transformationen erfolgreich oder erfolglos sind. Wichtig ist, dass Führungskräfte neue Kompetenzen erlernen und dass es neue Spielregeln der Zusammenarbeit gibt. Die Schrittweise Heranführung an die neue Arbeitswelt ist wichtig. Wir sprechen von drei Faktoren:  PEOPLE, PLACE & TECHNOLOGIE. Das ist die Faustformel für die Transformationsreise und muss mitgenommen werden.

„Unternehmen laufen großer Gefahr, wenn sie neue Arbeitswelten erschaffen, neue Büroräume bauen, ohne dabei die entsprechenden Investitionen in das Change-Management zu beachten.“

Anna-Maria Mahayni: Was bewirkt die Umstellung der agilen Arbeitsweisen auf die Unternehmenskultur?

Prof. Michael Bartz: Sehr viel! Die Praxis zeigt: Unternehmen ist es oft nicht bewusst, dass durch neue Arbeitswelten wie etwa dem mobilen Arbeiten ein grundlegender kultureller Wandel angestoßen wird. Führungskräfte sind davon oft am Stärksten betroffen, weil es eine Änderung im Führungsstil bewirkt. Die administrative oder technische Einführung ist relativ einfach durchführbar. Wesentlich ist, wie Unternehmen mit dem einhergehenden kulturellen Wandel umgehen. Daher sind sogenannte Spielregeln für das mobile Arbeiten der erste Schritt, den Unternehmen gehen sollen. Die neue Zusammenarbeit und der Umgang damit müssen für alle klar sein. So nimmt man den Mitarbeitenden die Angst vor Veränderung und gibt Sicherheit durch eine Richtung vor.

Ein Bespiel aus der Praxis: Viele Unternehmen mit mobilen Arbeitsweisen haben den elektronischen Kalender eingeführt. So ist es für Mitarbeitende und Führungskräfte jederzeit einsehbar, wer was tut, wem ich erreichen kann und auch nicht. Damit geht ein wesentlicher Kulturwandel im Unternehmen einher. Ich mache mich und meine Arbeitsweise transparent gegenüber den anderen. Ich traue mich auch einmal über die Mittagszeit zwei Stunden in meinem Kalender zu blockieren, in denen ich nicht erreicht werde, weil ich laufen bin. Dafür bin ich bis 20 Uhr abends erreichbar.

„Durch neue Arbeitswelten, wie dem mobilen Arbeiten, wird ein grundlegender kultureller Wandel angestoßen, der begleitet werden muss.“

Anna-Maria Mahayni: Was sind Ihre Tipps für die Einführung und Umsetzung neuer Arbeitswelten und Agilität?

Prof. Michael Bartz: Ehrliche Partizipation der Mitarbeitenden. Das bedeutet, Mitarbeitende in die neuen Veränderungen miteinbeziehen. Sie zum Beispiel in das Design des neuen Büros integrieren. Hier spürt man den Unterschied. Außerdem ist massives Umdenken bei den Führungskräften gefordert. Sie brauchen Unterstützung für diese neuen Kompetenzen. Schließlich ist die Entwicklung einer Fehlerkultur essentiell. Für viele Unternehmen müssen Neuigkeiten und Veränderungen vor Umsetzung in langen Prozessen abgestimmt werden. Das dauert nicht nur lange, sondern kostet auch viel Geld. Was agile Unternehme auszeichnet ist eine Fehlerkultur – ausprobieren, Fehler machen, Fehler offen und ehrliche ansprechen und davon lernen. Spielregeln können darauf basierend verändert werden. Wichtig ist es, immer die Mitarbeitenden einzubeziehen und deren Feedback zu holen.

Tipps für die Umsetzung einer agilen Arbeitswelt:

-         Partizipation der Mitarbeitenden & die Mitarbeitende miteinbeziehen

-         Führungskräfte müssen umdenken

-         eine Fehlerkultur leben

-         Spielregeln festlegen und überarbeiten

Agile Arbeitsweisen Studie


Zur Person:

Michael Bartz ist seit 2010 an der IMC FH Krems als Professor im Department Business tätig. Dort kümmert er sich vor allum um die Forschung im Bereich New World of Work, für den dort ein eigenes Forschungszentrum eingerichtet wurde (www.newworldofwork.wordpress.com). Zuvor war der gebürtige Deutsche für Microsoft, Capgemini Business Consulting und Philips tätig.



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