Mitarbeiterbefragung:
Die praktische Anleitung
Anleitungen für Mitarbeiterbefragungen können sehr hilfreich sein. Mitarbeiterbefragungen sind ein weit verbreitetes Instrument in der Personalarbeit von Unternehmen. Sie kommen meist als eine Art „Stimmungsbarometer“ zum Einsatz. Wie und was kann ich zur Erhebung des Levels der Mitarbeiterzufriedenheit fragen?
Wir klären auf, wie eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung aussieht und was von Anfang an überlegt und geklärt werden sollte, damit „Stolperfallen“ erst gar keine Chance haben. Prüft gleich unsere Anleitung für die „10 wichtigsten Fragen zur Vorbereitung & Planung einer Mitarbeiterbefragung“.
Warum eine Mitarbeiterbefragung und wann ist ein Unternehmen „bereit“ dafür?
Diese Frage lässt sich relativ leicht mit einer Gegenfrage beantworten: Wisst ihr, wie eure Mitarbeitenden das Unternehmen momentan erleben und wie es mit der Mitarbeiter-Zufriedenheit im Unternehmen aussieht?
Wenn ihr dies mit „Nein, eigentlich nicht“ beantwortet, dann ist es höchste Zeit für einen anonym durchgeführten Mitarbeiterbefragungs-Fragebogen in eurem Unternehmen.
Selbstverständlich könnt/solltt ihr auf qualitative Art mit eurer Belegschaft in Gespräche gehen und regelmäßige Mitarbeitergespräche führen. Allerdings: Je größer euer Unternehmen, umso aufwändiger wird dieses Unterfangen.
Ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterbefragungen ist die Anonymität, durch die ihr ehrlichere Antworten erhaltet. Und diese werdet ihr auch unbedingt benötigen, wenn ihr im Anschluss positive Veränderungen im Unternehmen für eure Mitarbeitenden erzielen möchtet.
Heutzutage verwenden wir Zahlen & Daten in allen Bereichen unserer Arbeit: Warum also nicht auch für die Kulturarbeit in eurem Unternehmen? Wie Peter Drucker bereits sagte:
„Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken”.
Nur wenn ihr den aktuellen Status Quo kennt, könnt ihr auch gezielte Personalarbeit betreiben.
Um die Frage zu beantworten, wann ein Unternehmen „bereit“ ist: Wenn der Wille zur Veränderung in eurem Unternehmen vorhanden ist, dann seid ihr auch bereit, euch das Feedback eurer Mitarbeitenden einzuholen. Denn nicht nur die Befragung an sich zählt, sondern vor allem, wie danach mit den Ergebnissen umgegangen und weitergearbeitet wird.
Anleitung für eine Mitarbeiterbefragung - ein reiner Routinecheck?
Die klare Antwort darauf lautet: Nein! Wer eine Mitarbeiterbefragung als reinen Routinecheck ohne Nacharbeit versteht, sollte es besser ganz lassen, statt unnötige Ressourcen aufzuwenden und negative Stimmung anzuheizen.
Natürlich ist eine Mitarbeiterbefragung eine Art „Check“ – das Erfassen der aktuellen Situation. Das ist aber nur ein Puzzlestein des großen Ganzen. Entscheidend ist, welche Zielsetzung ihr verfolgt, welche Fragen ihr stellt und was danach mit den Ergebnissen passiert. Eine Mitarbeiterbefragung ist eines der wertvollsten Instrumente von Personalmaßnahmen, denn sie:
- ist ein Stimmungsbarometer zur Messung der aktuellen Situation (Status Quo)
- liefert das wertvollste Feedback der Mitarbeiterbelegschaft (Mitarbeitende)
- zeigt damit die Stärken und Handlungsfelder des Unternehmens auf (Maßnahmenplan)
- hat größtes Potential zur effektiven Weiterentwicklung (Unternehmensentwicklung, Unternehmenskultur)
- ermöglicht Unternehmen, ein attraktiver Arbeitgeber zu werden und Sichtbarkeit zu erlangen (Employer Branding)
Bedenkt immer: Mit einer Mitarbeiterbefragung gebt ihr eurer Belegschaft gegenüber ein Versprechen ab. Ein Versprechen, dass ihr im Unternehmen etwas verändern möchtet. Eure Mitarbeitenden geben euch ehrliches Feedback und wünschen sich ernst genommen zu werden. Involviert die Belegschaft daher in den gesamten Prozess von Durchführungsstart bis Nacharbeit.
Die 5 wichtigsten Überlegungen im Vorfeld der Mitarbeiterbefragung
Damit eure Mitarbeiterbefragung von Anfang an erfolgreich abläuft, gibt es im Vorfeld einige Aspekte zu berücksichtigen. Das sind die fünf wichtigsten Überlegungen im Vorfeld:
1. Zielsetzung der Befragung
Die wichtigste Frage, die ihr euch im Vorfeld einer Mitarbeiterbefragung stellen müssen, lautet: Was will ich erreichen und was ist das Ziel der Mitarbeiterbefragung?
Dazu müsst ihr die Ausgangslage einschätzen, um die Zielsetzung nicht zu hoch zu stecken. Reflektieret den aktuellen Status Quo im Unternehmen, welche Ressourcen ihr zur Verfügung habt und was in welcher Zeit realistisch umgesetzt werden kann.
Daher ist Vorsicht geboten und die Devise lautet: Small is beautiful! Ein Fragebogen kann und soll nicht alles rundherum abdecken. Vielmehr geht es um einen regelmäßigen und kontinuierlichen Prozess – ein Wechselspiel aus Messen und Handeln.
2. Interner Einklang
Auch wenn ihr alleinige Projektverantwortliche seid, überlegt gleich von Anfang an, wen ihr mit „ins Boot holt“. Sucht das Gespräche mit den Entscheidungsträger:innen und/oder dem Betriebsrat, damit von Anfang an Einklang im gesamten Unternehmen besteht. Größere Teams haben eventuell mehrere Projektverantwortliche. Legt die Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche gleich zu Beginn fest.
3. Externer Partner
Erwägt auch das Hinzuziehen von externer Hilfe. Wir empfehlen, sich einen vertrauenswürdigen externen Partner für die Mitarbeiterbefragung zu suchen. Damit spart ihr nicht nur viele interne Personalressourcen, sondern habt auch Expertenwissen und -unterstützung.
Nehmt Kontakt auf, klärt alle Bedürfnisse und Wünsche und holt euch ein Angebot ein. Sobald ihr euch für einen Anbieter entschieden habt, besprecht die ersten Arbeitsschritte. Professionelle Anbieter kommen auf euch zu und setzen das Projekt nach euren Wünschen auf.
4. Grober Zeitplan der Befragung
Ist der geplante Zeitpunkt passend? Berücksichtigt Urlaubszeiten und mögliche Betriebsurlaube. Auch aktuelle Vorkommnisse wie Umstrukturierungen oder arbeitsintensive Zeiten solltet ihr in eure Überlegung miteinfließen lassen. Plant ausreichend Zeit, nicht nur für die Durchführung, sondern vor allem auch für die Vor- und Nachbereitung.
5. Interne Ankündigung und laufende Informationen
Es ist erfolgsentscheidend, die gesamte Mitarbeitenden-Belegschaft von Anfang an zu informieren. Bereitet vor, wann und in welcher Form ihr die Mitarbeiterbefragung vor den Führungskräften und den Mitarbeitenden ankündigt. Kommuniziert schon im Vorfeld die Wichtigkeit und Wertschätzung gegenüber euren Mitarbeitenden und deren Teilnahme an der Befragung.
Haltet die gesamte Belegschaft auf dem Laufenden und involviert sie in die Ergebnispräsentation und nachfolgenden Maßnahmen.
Denkt an mehr als nur die Messung der Mitarbeiterzufriedenheit
Es gibt unendlich viele Themenaspekte und Inhalte, die ihr mittels einer Mitarbeiterbefragung erheben könnt. Daher solltet ihr überlegen, was das Ziel der Befragung sein soll: Was wollt ihr erreichen und verändern? Woran wollt ihr danach arbeiten?
Viele Unternehmen haben zum Ziel - freiwillig und anonym - die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden oder das erlebte Arbeitsklima zu erfragen. Doch manchmal gibt es auch andere Schwerpunkte, wie direktes Feedback an die Führungskräfte, Gesundheit am Arbeitsplatz usw.
Wichtig ist: Legt die Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung so klar wie möglich fest und formuliert diese aus. Daraus ergibt sich schnell der inhaltliche Schwerpunkt Ihrer Befragung. (z.B. Work Life Balance)
Mit einem Fragebogen können auch mehrere Inhalte und Perspektiven abgefragt werden, solange die Befragung dann noch im zeitlichen Rahmen bleibt und Ihre Mitarbeitenden nicht demotiviert. Erwägt auch das Hinzuziehen von externer Hilfe, wenn ihr merkt, dass die notwendige Expertise im eigenen Haus fehlt.
Schöpft das größte Potenzial aus der Mitarbeiterbefragung
Doch nicht nur die Vorbereitung, der Fragebogen und die Durchführung sind entscheidende Faktoren für den Erfolg einer Befragung. Auch die Einbeziehung der Mitarbeitenden während der gesamten Zeit sowie die Nachbereitung sind enorm wichtig, um Verbesserungen und Veränderungen zu erzielen.
Daher haben wir noch ein paar abschließende Tipps rund um die Mitarbeiterbefragung, damit ihr volles Potenzial daraus schöpfen können und ein Erfolgserlebnis für alle schaffen:
Signalisiert Wertschätzung und Dankbarkeit
Eure Mitarbeitende geben euch ein wertvolles Feedback und schenken euch Vertrauen. Zeigt Wertschätzung & Dankbarkeit gegenüber ihrer Beteiligung. Das gelingt gut, wenn die Mitarbeitenden von Anfang an in die Kommunikation mitaufgenommen werden, laufend Informationen erhalten und an den Follow Up Prozessen teilhaben. Ehrlichkeit und Klarlegen, woran gemeinsam gearbeitet wird, ist zentrales Prinzip.
Haltet eure Versprechen
Mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung gebt ihr der Belegschaft ein Versprechen ab. Das Versprechen, dass ihr etwas verändern/ verbessern wollt. Damit weckt ihr Erwartungen. Haltet das gegebene Versprechen ein. Wenn die Ergebnisse nach Durchführung – ohne dass diese je kommuniziert wurden oder damit weitergearbeitet wurde – in der Schublade verschwinden, werden eure Mitarbeitende nicht nur demotiviert sein, sondern verlieren auch das Vertrauen in den Arbeitgeber.
Analysiert und Kommuniziert die Ergebnisse
Betrachtet die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung nicht nur oberflächlich. Analysiert die Daten und interpretiert die gewonnen Ergebnisse. Das hilft euch nicht nur bei der darauffolgenden Ergebnispräsentation, sondern auch bei der Maßnahmenplanung zur Festlegung der weiteren Schritte.
Setzt die richtigen Maßnahmen
Darauf basierend setzt die richtigen Maßnahmen. Sehr hilfreich ist ein Maßnahmenplan, der vorgibt, wann und was die nächsten Schritte sind.
Macht Mitarbeitende zu Gestalter:innen
Setzt nicht alle Maßnahmen alleine oder nur in der Personalabteilung mit den Projektverantwortlichen um. Nicht FÜR sondern MIT den Mitarbeitenden arbeiten: Macht eure Mitarbeitenden nicht nur zu Beteiligten, sondern auch zu Gestalter:innen der weiteren Maßnahmen. Dafür eignen sich zum Beispiel Kulturgruppen oder Kulturbotschafter. Das stärkt nicht nur die Eigenverantwortung eurer Mitarbeitenden, sondern ladet sie stärker zu unternehmerischem Denken ein.
Anonymität & Gütekriterien einer Mitarbeiterbefragung
Mitarbeiterbefragungen werden zur positiven Veränderung innerhalb des Unternehmens durchgeführt. Ziel ist es, produktiv an den Abläufen und der Kultur im Unternehmen zu arbeiten und langfristige Veränderungen zu ermöglichen.
Doch Vorsicht! Nur gut durchdachte und aufgesetzte Mitarbeiterbefragungen, die Anonymität gewährleisten und alle Gütekriterien erfüllen, führen zum Ziel und bringen die gewünschten Effekte für Personalverantwortliche, Geschäftsführung und natürlich für die Mitarbeitenden.
Die Einhaltung der Qualitätsmerkmale ist oberstes Prinzip
Qualitätsmerkmale lassen sich aus einer Mitarbeiterperspektive und einer Personalperspektive festmachen. Werden diese eingehalten, merken das nicht nur die Projektverantwortlichen, sondern auch die Mitarbeitenden im Unternehmen.
Vorteile und Zielsetzung sind:
…aus der Perspektive der Personalverantwortlichen:
Mit einer guten Mitarbeiterbefragung steht uns ein valides Instrument zur Verfügung, welches funktioniert und misst, was es messen soll. Es bringt uns aussagekräftige und repräsentative Ergebnisse darüber, was die Mitarbeitenden beschäftigt. Die Ergebnisse erleichtern uns die Arbeit, wir können darauf bauen.
…aus der Perspektive der Mitarbeitenden:
Das Thema Mitarbeiterbefragung wird im Unternehmen ernst genommen und als Instrument zur langfristigen Verbesserung herangezogen. Die Befragung ist vertrauenswürdig. Wir müssen uns keine Sorgen darüber machen, was mit unseren Antworten passiert. Es wird wertschätzend mit ihnen umgegangen und sie bleiben anonym.
Anonymität in der Mitarbeiterbefragung
Durch verschiedenste Erhebungsbedingungen, wie das Erfragen der soziodemografischen Daten oder durch den Einsatz von Online-Befragungs-Tools, fürchten Mitarbeitende oft, dass Rückschlüsse auf ihre Person gezogen werden können. Diese Sorgen wirken sich negativ auf ein offenes und ehrliches Antwortverhalten aus.
Die Angst vor möglichen Konsequenzen ist ein ernstzunehmender und häufiger Grund bei den Mitarbeitenden, die Fragen nicht ehrlich zu beantworten. Das gilt es in jedem Fall zu vermeiden, denn schließlich wollt ihr ehrliche Antworten, damit ihr im Nachgang auch die richtigen Maßnahmen setzen könnt.
Im Zusammenhang mit der Anonymität gibt es drei zentrale Merkmale zu beachten:
1. Freiwilligkeit in der Teilnahme
Die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung darf kein Zwang für eure Mitarbeitenden sein, sondern muss immer freiwillig erfolgen.
Wenn Mitarbeitende von Anfang an integriert und informiert werden und das Ziel der Befragung verstehen, werden sie eher gewillt sein, an der Befragung teilzunehmen.
2. Anonymität in der Erhebung
Zeigt euren Mitarbeitenden, dass die Angaben im Fragebogen anonym erfolgen. Es reicht oft nicht aus, dies einmal zu sagen. Mitarbeitende müssen das Gefühl haben, dass wertschätzend mit den Ergebnissen umgegangen wird.
Das verstärkt ihr, indem ihr bereits vor der Durchführung der Befragung (im besten Fall schon bei der Ankündigung) den richtigen und verantwortungsvollen Umgang mit dem Projekt, den Daten und Antworten der Mitarbeitenden hervorhebt.
Seid offen für aufkommende Fragen der Mitarbeitenden und beantwortet diese ehrlich und nach bestem Gewissen. Die Mitarbeitenden sollten in das Projekt miteinbezogen werden. Das stärkt das Vertrauen und ermöglicht eine genauere, valide Auswertung.
Weiters schafft es Sicherheit, wenn bestimmte Angaben wie die Fragen zur Soziodemografie oder offene Fragestellungen freiwillig – und nicht verpflichtend – ausgefüllt werden können.
3. Anonymität in der Auswertung
Geht achtsam mit den Ergebnissen um und arbeitet nur mit anonymisierten Datensätzen. Vertrauenswürdige Expert:innen geben keine Rohdaten weiter, die eventuell Rückschlüsse auf einzelne Personen ermöglichen.
Legt in jedem Fall eine Mindestgrenze für die Auswertung fest. Wenn ihr einzelne Bereiche gesondert analysieren wollt, empfehlen wir eine Mindestgrenze von fünf ausgefüllten Fragebögen pro Einheit.
Integriert eure Mitarbeitenden auch in die Ergebnispräsentation, lasst sie an den gewonnenen Erkenntnissen und der Weiterarbeit teilhaben.
Die 4 Gütekriterien eines Fragebogens
Neben der Anonymität gibt es vier Gütekriterien, die einen guten Fragenbogen und eine gute Messmethodik auszeichnen. Dazu gehören:
1. Die Objektivität
Bei der Objektivität geht es darum sicherzustellen, dass Befragung und Erhebung nicht subjektiv beeinflussbar sind und in jedem Fall ein objektives Ergebnis erreicht wird.
Vor allem in einer Interview-Situation ist dieses Kriterium von großer Bedeutung, da der Interviewer subjektiv eingreifen kann – in der Art und Weise wie er/ sie Fragen formuliert, eventuell interpretiert und Folgefragen stellt.
Bei Online, Code oder Papier-Befragungen kommt es weniger zu subjektiven Beeinflussungen, da die Person des „Interviewers“ nicht präsent ist. Hier gilt es darauf zu achten, die Mitarbeitenden in der Ankündigung neutral über das Befragungsprojekt zu informieren und nicht vorab mit eigenen Meinungen auf das Stimmungsbild der Belegschaft „abzufärben“.
2. Die Validität
Die Validität steht für die Genauigkeit der Messung. Das bedeutet: Messen die gestellten Fragen im Fragebogen auch tatsächlich das, was sie messen sollen. Nur wenn dieses Kriterium erfüllt ist, können die Ergebnisse richtig interpretiert werden und eine wertvoller Follow-Up Prozess (Weiterarbeit mit den gewonnenen Ergebnissen) kann folgen.
Als Beispiel: Um die Variable „Zufriedenheit“ der Mitarbeitenden im Unternehmen zu messen, reicht es nicht aus, einfach eine Fragestellung zur Zufriedenheit zu formulieren. Ihr müsst Konstrukte und Items verwenden, die diese Variable auch tatsächlich messen. Meist wird eine Variable (wie Zufriedenheit) durch mehrere Items (Fragen) erhoben.
3. Die Reliabilität
Die Reliabilität entscheidet darüber, wie zuverlässig die Messung generell ist.
„Die Reliabilität einer Messmethode gibt an, inwieweit Messergebnisse, die unter gleichen Bedingungen mit identischen Messverfahren erzielt werden (z.B. bei Wiederholungsmessungen), übereinstimmen.“ (Gabler Wirtschaftslexikon)
Es soll das gleiche Messergebnis erzielt werden, wenn zu unterschiedlichen Zeitpunkten nachgefragt wird, die Rahmenbedingungen aber die gleichen bleiben. Die Reliabilität hängt auch von der Validität ab.
Für die Einhaltung der Reliabilität gibt es spezielle Tests und Berechnungen, die im Vorfeld durchgeführt werden können. Dies ist vor allem dann wichtig zu überprüfen, wenn Befragungen selbst aufgesetzt werden.
4. Repräsentativität und Rücklaufquote
Bei der Repräsentativität geht es darum sicher zu stellen, dass das Ergebnis das Stimmungsbild der Gesamtbelegschaft im Unternehmen widerspiegelt.
Natürlich ist es nicht möglich und auch nicht erforderlich, dass jeder einzelne Mitarbeitende den Fragebogen ausfüllt. Deshalb sollte im Vorfeld eine Rücklaufquote ausgerechnet werden, um sicher zu stellen, wie viele beantwortete Fragebögen ihr benötigt, um ein repräsentatives Ergebnis zu erhalten. Ein Ergebnis, das die Meinungen der Gesamtpopulation eurer Belegschaft widerspiegelt.
Es gibt einige Faktoren, die sich positiv auf die Rücklaufquote auswirken. Dazu gehören die klare Instruktion und verständliche Fragestellung im Fragebogen. Aber auch die wertschätzende Ankündigung einer Mitarbeiterbefragung im Vorfeld, die Einbindung der Mitarbeitenden in die Kommunikation, die Darstellung der Zielvorstellungen und der weitere Umgang mit den Ergebnissen.
Macht eure Mitarbeitenden nicht nur zu Beteiligten, sondern auch zu Gestalter:innen des Befragungsprojektes und der Follow-Up Maßnahmen. Dazu eignet sich zum Beispiel die Einführung von Kulturbotschafter:innen.
Interview:
Biogena zum Mehrwert der Mitarbeiterbefragung
Bei Biogena ist die Mitarbeiterbefragung jährlicher Bestandteil der fortlaufenden Kulturarbeit – und das mit großem Mehrwert.
Wir haben bei Julia Ganglbauer, Member of the Management Board & Geschäftsführerin von Biogena , nachgefragt, warum das Unternehmen auf die jährliche Mitarbeiterbefragung setzt, wie die Follow-Up Maßnahmen gestaltet werden und wie die Mitarbeiterbefragung als Mess- und Steuerinstrument für Kulturarbeit auch international gelingt.
Die jährliche Mitarbeiterbefragung für zukunftsfitte Unternehmenskultur
Anna-Maria Mahayni: Warum führt Biogena schon seit Jahren regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durch? Was ist das Ziel dahinter? Wie ist diese strategisch verankert?
Julia Ganglbauer: Wir in der Biogena-Gruppe sind besonders stolz, dass wir mit unserem Team aus leidenschaftlichen High-Performern tagtäglich an unserer Mission „good health & well-being“ arbeiten dürfen und auch betriebliche Gesundheit von innen nach außen leben. Great Place to Work® ist dahingehend für uns das perfekte Mess- und Steuerungsinstrument in Sachen Kulturentwicklung.
Ganz klar, wir bleiben dran – unsere Werte- und Kulturklammer ist ganz bewusst integraler Bestandteil unserer 361° Health Company (361° steht für die Extrameile, die wir bei Biogena gerne gehen, auch in unserer Kulturarbeit) und das 24/7 in vollem Bewusstsein, somit auch strategisch implementiert und operativ angenommen: Begegnung auf Augenhöhe, Zukunftsfit durch Entwicklungsräume und Rahmen für Bestleistung unsere Arbeitgeberwerte prägen uns und unsere Zukunft.
Anna-Maria Mahayni: Welchen Mehrwert haben Unternehmen durch Mitarbeiterbefragungen?
Julia Ganglbauer: Das aus meiner Sicht das unbezahlbare Feedback aller Teammitglieder in einer 360 Grad-Perspektive, standardisiert und vergleichbar heruntergebrochen auf einen Blick.
Mitarbeiterbefragungen geben sowohl quantitatives als auch qualitatives Feedback. Die Anhaltspunkte daraus sind definitiv ein wesentlicher Baustein, um unternehmerische Zukunft zu gestalten und eine moderne, zukunftsfitte Unternehmenskultur zu prägen.
„Die Anhaltspunkte aus einer Mitarbeiterbefragung sind definitiv ein wesentlicher Baustein, um unternehmerische Zukunft zu gestalten und eine moderne, zukunftsfitte Unternehmenskultur zu prägen.“
Anna-Maria Mahayni: Als international aufgestelltes Unternehmen – wie gelingt es gut, alle Mitarbeitenden einzubeziehen? Was ist der Mehrwert von international geführten Mitarbeiterbefragungen?
Julia Ganglbauer: Bei uns erhält jedes Teammitglied an jedem Standort die freiwillige Möglichkeit, an der Befragung teilzunehmen. Das ist für uns essentiell wichtig, da jedes Feedback wertvolles Feedback ist.
Wichtig ist die Haltung der Befragung gegenüber – ist es ein reines Marketinginstrument, oder ernsthaft ein Kultur- und somit Organisationsentwicklungsinstrument? Mir ist der zweitere Ansatz deutlich sympathischer, da sehr sinnstiftend, frei nach dem Motto „culture eats strategy for breakfast“.
Der Vorteil an international geführten Mitarbeiterbefragungen ist die übergreifende Möglichkeit der Werte- und Kulturarbeit mit allen Teams nach einem Standard. Great Place to Work® bietet hier ein länderübergreifendes Tool, sprachunabhängig, digital und vergleichbar. Somit ist die Mitarbeiterbefragung bei uns ein integraler Bestandteil, über aktuell alle Standorte in Österreich und Deutschland hinweg.
„Der Vorteil an international geführten Mitarbeiterbefragungen ist die übergreifende Möglichkeit der Werte- und Kulturarbeit mit allen Teams nach einem Standard.“
Anna-Maria Mahayni: Biogena hat sich für Great Place to Work® als externen Partner für die Mitarbeiterbefragung entschieden? Warum das?
Julia Ganglbauer: Für uns besonders ist die wie selbstverständliche Teilnahme an der anonymen Mitarbeiterbefragung durch die Biogenas. Seit fünf Jahren laufend Feedback zu einer kontinuierlichen Entwicklung zu bekommen, zeigt, dass Great Place to Work® für uns zum integrierten Kulturentwicklungsinstrument wurde.
Great Place to Work® wissen wir seit Beginn als unabhängigen Partner und die Möglichkeiten des Benchmarkings und der Vergleichbarkeit mit zahlreichen anderen Unternehmen sehr zu schätzen.
Anna-Maria Mahayni: Was sollte man unbedingt beachten, damit eine Mitarbeiterbefragung erfolgreich ist und das gesetzte Ziel erreicht?
Julia Ganglbauer: Aus meiner Sicht ist es maximal wichtig, die Teammitglieder vorab mit dem Warum abzuholen. Wie sooft ist der sogenannte „reason why“, das Warum und die Hintergrundinfos bei Strategien, Aufgaben und Projekten – Warum machen wir das? Warum investieren wir unsere Zeit in die Great Place to Work® Agenden? Warum leiste ich mit meinem Feedback einen Beitrag? Warum ist jeder einzelne von uns auch Wertebotschafter? – essentiell, um Commitment in allen Teams einzuholen.
Ein Unternehmen ist hier gleichzeitig in Hol- und Bringschuld, denn mit den Ergebnissen aus der Mitarbeiterbefragung kommen auch die einzelnen ToDos beziehungsweise zum Unternehmen passende Maßnahmen, die von den Ergebnissen abzuleiten sind. Die wiederum umzusetzen, einzutakten und zu messen beziehungsweise zu steuern, ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, um Impact zu generieren.
Anna-Maria Mahayni: Mitarbeiterbefragung und danach? Was passiert mit den Ergebnissen? Wie sieht bei Biogena der Follow Up Prozess aus?
Julia Ganglbauer: Wie gesagt, bei uns beginnt die Great Place to Work®-Schleife als integraler Bestandteil unserer Arbeit an unserer Werte- und Kulturklammer mit der Abholung aller inklusive Ergebnispräsentation aus dem Vorjahr und wird mit der Maßnahmeneintaktung und -bewertung wiederum abgeschlossen. Nach der Befragung ist vor der Befragung – insofern eine 365-Tage-Aufgabe, die immer spannend bleibt.
Wir analysieren die Befragungsergebnisse immer zeitnah in einem eigenen Strategietermin im Management Board-Team, gemeinsam mit unserem Eigentümer und CEO. Im Anschluss analysieren wir die Ergebnisse und daraus möglichen Maßnahmen direkt mit unseren Führungskräften und kommunizieren diese strukturiert über unsere Formate, wie den Biogena Orientierungs-Dialog, die Great Place to Work®-Biogena-Party, die Team-Jour Fixe oder den Biogena-Talk und unseren internen Newsletter.
Bei den Maßnahmen ist es uns essenziell wichtig, dass sie zur Biogena-Kultur passen – somit sind sie leicht und unkompliziert einführbar und werden gut angenommen. Messen, steuern und umsetzen – immer mit dem Ziel der Weiterentwicklung unserer Kultur- und Werteklammer in der Biogena-Group, das ist unsere Great Place to Work®-Devise und erfordert ein konsequentes Dranbleiben mit 100 % Commitment.
Anna-Maria Mahayni: Welche Tipps können Sie Unternehmen geben, die auch eine Mitarbeiterbefragung planen?
Julia Ganglbauer: Vorbereitung ist alles, Bewusstsein und emotionale Intelligenz sind laufend gefragt: Die Abholung der einzelnen Stakeholdergruppen und das bewusste Auseinandersetzen mit den Möglichkeiten durch Great Place to Work® (Feedback/Forwardschleife, Detailergebnisse, Trust Fuels Performance Analyse) im Unternehmen das A und O, um glaubwürdig einen Kulturentwicklungsprozess einzuleiten und gemeinsam langfristig dranzubleiben.
10 HR-Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung
Bei einer Mitarbeiterbefragung gibt es viel zu bedenken. Aus unserer jahrelangen Erfahrung haben wir die wichtigsten 10 HR-Tipps für Projektverantwortliche für jeden Schritt von Planung über Durchführung bis Nacharbeit zusammengefasst.
Mit unseren Tipps behaltet ihr den Überblick über das Projekt Mitarbeiterbefragung und erfahrt zugleich, worauf ihr besonders achten solltet.
1. Ein Ziel setzen und sich darauf fokussieren
Von Anfang an müsst ihr das Ziel des gesamten Befragungsprojekts kennen: Was wollt ihr mit der Durchführung erreichen? Welche Erkenntnisse sind im Kontext des Unternehmens erforderlich?
Wenn ihr eure Zielsetzung ganz zu Beginn vornehmt, vermeidet ihr einen nicht zufriedenstellenden Ausgang des Projekts. Fokussiert von Anfang an auf euer Ziel und behaltet dieses während des gesamten Befragungsprojekts im Auge.
2. Alle im selben Boot
Auch wenn die Mitarbeiterbefragung von der HR-Abteilung aus gesteuert wird, sollen von Anfang an Geschäftsführer:innen und Vorgesetzte sowie (falls vorhanden) der Betriebsrat mit ins Boot geholt werden. Auch Marketing- und Kommunikationsabteilungen sollten in die Vorbereitung miteinbezogen werden.
3. Lasst von euch hören
Kündigt die Mitarbeiterbefragung rechtzeitig an. Wenn ihr die Mitarbeiterbefragung mit externen Expert:innen durchführt, haben diese eventuell hilfreiche Kommunikationsunterstützung für euch. Andernfalls lasst euch von Marketing- und Kommunikationsexpert:innen im Unternehmen unter die Arme greifen.
Gibt es eine interne Kommunikationsplattform in eurem Unternehmen? Nutzt sie!
Klassische Mitteilungen per Mail gehen schnell in der Masse an Benachrichtigungen unter und ziehen kaum noch Aufmerksamkeit auf sich. Seid kreativ: Erstellt Plakate und Flyer und rührt kräftig die Werbetrommel.
4. Evaluate what matters
Ihr sollt und könnt nicht alles abfragen. Geht bei der Erstellung der Fragen auf eure Zielsetzung ein. Nur die richtigen Fragen bringen verwertbare Antworten.
Das Hauptaugenmerk des Fragebogens sollte auf geschlossenen Fragen liegen, welche klar ausrechenbare Antworten liefern können, da sie Antwortskalen zum Ankreuzen anbieten. Inkludiert der Fragebogen offene Fragen, bei denen Teilnehmer:innen eigene Meinungen und Empfindungen (freiwillig!) abgeben können, erhaltet man nicht nur tiefere Einblicke, sondern auch zusätzlich neue Erkenntnisse.
5. Gütekriterien beachten
Stellte sicher, dass eure Fragen die Gütekriterien einer Mitarbeiterbefragung erfüllen. Dabei gilt es, die vier Gütekriterien Objektivität, Validität, Reliabilität sowie Repräsentativität einzuhalten.
6. Anonymität wahren
Die Gewährleistung der Anonymität ist eines der wichtigsten Kriterien der Mitarbeiterbefragung. Die Anonymität soll bei der Erhebung, aber auch bei der Auswertung gewährleistet sein und eine Teilnahme an der Befragung muss immer freiwillig, niemals verpflichtend stattfinden.
Dadurch ermöglicht ihr den Teilnehmenden eine ehrliche Auseinandersetzung mit den in der Befragung behandelten Themen. Kommuniziert diese Zusicherung der Anonymität auch schon im Voraus an die Mitarbeitenden. In unserer Checkliste (am Ende dieses Blogs) haben wir Antworten auf die meistgestellten Fragen der Mitarbeitenden festgehalten.
7. All Inclusive-Zugang
Befragte alle Mitarbeitenden und schließte niemanden aus. Doch Vorsicht: Die Teilnahme muss immer auf freiwilliger Basis erfolgen, niemand darf dazu verpflichtet werden.
Berechnet daher im Vorfeld die erforderliche Rücklaufquote und behaltet im Auge, wie viel beantwortete Fragebögen ihr benötigt, um ein repräsentatives Ergebnis für euer Unternehmen zu erhalten. Nur so könnt ihr mit den gewonnenen Erkenntnissen weiterarbeiten, die die Wünsche der Mehrheit eurer Mitarbeitenden widerspiegeln.
8. Transparenz muss sein
Bleibt bei der Präsentation der erhobenen Ergebnisse ehrlich und transparent. Vermittelt allen Mitarbeitenden und Beteiligten die wichtigsten Erkenntnisse zeitnah. Klärt aber auch darüber auf, was ihr mit diesen vorhabt und was die nächsten Schritte der Aufarbeitung sein werden. Ein Best Practice-Beispiel zu Umsetzung und Follow-up bei Biogena findet ihr in diesem Interview.
9. Alle ziehen an einem Strang
Bindet die Mitarbeitenden in die Umsetzung der Ergebnisse mit ein und macht diese nicht nur zu Beteiligten, sondern zu Gestalter:innen. Lasst sie aktiv an den Veränderungen im Unternehmen teilhaben. Kreiert zum Beispiel eine Gruppe von Kulturbotschafter:innen, welche die Erkenntnisse und den Veränderungsprozess aktiv mittragen, repräsentieren und umsetzen.
10. Noch einmal mit Gefühl
Bleibt dran und wiederholt die Mitarbeiterbefragung in regelmäßigen, mindesten jährlichen Intervallen. Versteht Befragungen als regelmäßiges Tool zur Veränderung und Verbesserung der Unternehmenskultur. Nutzt die gewonnenen Erkenntnisse zur Weiterentwicklung.
Download: Checkliste zu den wichtigsten Fragen zur Vorbereitung und Planung einer Mitarbeiterbefragung
Wann startet eure Mitarbeiterbefragung? Damit von Anfang an alles gut gelingt, holt euch gleich unsere kostenlose „Checkliste: Mitarbeiterbefragung. Die 10 wichtigsten Fragen zur Vorbereitung & Planung einer Mitarbeiterbefragung“:
