Was bedeutet Flexibilität am Arbeitsplatz?

Flexible Arbeitszeiten. Vertrauensarbeitszeit. Die Möglichkeit, wann und wo auch immer zu arbeiten.

Bei flexiblen Arbeitsmodellen geht es darum, den Rahmen dafür zu schaffen, dass sich die Mitarbeitenden individuell und ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechend entfalten können. Doch das gelingt nur in ausgezeichneten, vertrauensvollen Unternehmenskulturen.

Vor nicht allzu langer Zeit war all dies in der Arbeitswelt noch undenkbar. Ein typisches Arbeitsverhältnis bedeutete, acht Stunden am Tag, fünf Tage in der Woche an seinem Schreibtisch oder an seinem Arbeitsplatz präsent zu sein.

Und dann kam COVID.

Schon vor der Pandemie war mobiles Arbeiten auf dem Vormarsch und vorausschauende, globalisierte Unternehmen führten nicht-traditionelle Arbeitsformen wie Remote-Teams und flexible Arbeitspläne ein. Doch dann zwangen die Lockdowns alle dazu, sich dem Thema Remote Work zu öffnen – ob sie nun bereit waren oder nicht.

Und während einige Unternehmen mittlerweile wieder zu ihren alten Routinen zurückgekehrt sind, haben andere Arbeitgeber beschlossen, die Chance zu nutzen und flexibel zu bleiben.

 

Was ist Flexibilität am Arbeitsplatz?

Flexibilität am Arbeitsplatz bedeutet, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass sich die Mitarbeitenden entfalten können. Das Konzept beruht auf der Idee, dass Mitarbeitende unabhängig von Ort und Zeit produktiv sein können. Anstatt ein starres Arbeitsumfeld oder einen starren Zeitplan zu erzwingen, bedeutet flexibles Arbeiten, den individuellen Bedürfnissen Rechnung zu tragen und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu fördern sowie das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu unterstützen.

Das unterscheidet sich von der Mitarbeiterflexibilität, die sich in der Regel darauf bezieht, wie anpassungsfähig Mitarbeitende am Arbeitsplatz sind. Flexibilität am Arbeitsplatz unterscheidet sich auch von der Work-Life-Balance, bei der Arbeit und Leben gegeneinander ausgespielt werden – als ob die Arbeit ein Antonym zum Leben wäre. Bei der Flexibilität am Arbeitsplatz wird anerkannt, dass die beiden Bereiche stärker miteinander verflochten und fließend sind.

An einem flexiblen Arbeitsplatz vertraut die Unternehmensleitung den Mitarbeitenden, dass sie ihre Arbeit in einer nicht-traditionellen Struktur verrichten können, und stellt die notwendigen Ressourcen und das Umfeld bereit, um die Mitarbeitenden zu befähigen, auf diese Weise zu arbeiten.

 

Vertrauen ist der Schlüsselfaktor bei flexiblen Arbeitsplätzen

Flexible Arbeit und Remote Work sind in Kulturen mit hohem Vertrauen am effektivsten. In Unternehmenskulturen mit hohem Vertrauen fühlen sich die Mitarbeitenden sicher, ihre Meinung zu äußern, trauen sich zu scheitern und haben das Gefühl, dass ihre Führungskräfte ihnen zutrauen, ihre Arbeit zu erledigen, unabhängig davon, wann und wo sie arbeiten.

 

Warum ist Flexibilität am Arbeitsplatz in der heutigen Arbeitswelt so wichtig?

Die Arbeitnehmenden fordern mehr Flexibilität am Arbeitsplatz – und verlassen dafür sogar ihren derzeitigen Arbeitsplatz. Unsere Gen-Z-Studie hat gezeigt, dass vor allem jüngere Arbeitnehmende nach mehr Sinn und Flexibilität am Arbeitsplatz suchen.

Mittlerweile suchen qualifizierte Bewerber:innen bewusst nach Stellen, die flexibel sind, und nach Unternehmen, wo das Prinzip „remote first“ gelebt wird.

Die Flexibilität am Arbeitsplatz kann auch den Talentpool eines Unternehmens weit öffnen. Wenn man nicht mehr daran gebunden ist, nur Leute einzustellen, die in der Nähe des Arbeitsortes wohnen oder von Montag bis Freitag und von neun am Morgen bis fünf am Nachmittag verfügbar sind, steht einem die ganze Welt offen.

Und nicht nur das: Unternehmen, die sich nicht anpassen und zumindest ein gewisses Maß an Flexibilität an den Tag legen, werden im Zuge des globalen Arbeitskräftewandels ins Hintertreffen geraten.

Wir befinden uns mitten in einer Arbeitsplatzrevolution – das bedeutet, dass die Arbeitnehmenden fortan das Sagen haben.

 

Was sind die Vor- und Nachteile von Flexibilität am Arbeitsplatz?

Wie bei allem im Leben gibt es auch bei einem flexiblen Arbeitsplatz Vor- und Nachteile.

Vorteile der Flexibilität am Arbeitsplatz:

1. Bewerberpool. Flexibles Arbeiten eröffnet euch den Zugang zu den besten Bewerber:innen, und zwar von überall. Sobald Standort und Arbeitszeiten keine Kriterien mehr sind, ist es wahrscheinlicher, dass ihr ein vielfältiges Team von Spitzentalenten zusammenstellen könnt.
2. Psychische Gesundheit. Laut unserer Umfrage aus dem Jahr 2022 über durchschnittliche Arbeitsplätze in den USA berichten Mitarbeitende, die in Teilzeit oder Vollzeit remote arbeiten, über eine bessere psychische Gesundheit als Mitarbeitende, die ausschließlich vor Ort arbeiten. Tatsächlich berichten 57 % der Mitarbeitenden, die vollständig remote arbeiten, über eine gute psychische Gesundheit, verglichen mit 49 % der Mitarbeitenden, die fünf Tage pro Woche vor Ort arbeiten.
3. Life - Work. In der gleichen Studie waren Mitarbeitende, die remote arbeiten, zufriedener mit ihrer Work-Life-Balance als Mitarbeitende, die vor Ort oder im Büro arbeiten (63 % gegenüber 57 %).
4. Engagement der Mitarbeitenden. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihnen vertraut wird und sie ihr Berufs- und Privatleben in Einklang bringen können, sind sie engagierter, produktiver und kündigen seltener. Remote- oder Hybrid-Mitarbeitende geben eher an, dass sie bereit sind, bei der Arbeit mehr zu leisten (60 %), als Mitarbeitende, die ausschließlich vor Ort tätig sind (53 %).
5. Geschäftsergebnisse. Entgegen den Befürchtungen vieler Arbeitgeber hat sich die Umstellung auf Remote Work während der Pandemie nicht negativ auf das Geschäftsergebnis ausgewirkt. In vielen Fällen führte es sogar zu einer gesteigerten Produktivität.

 

Nachteile der Flexibilität am Arbeitsplatz:

1. Die Wahrnehmung von fairen Beförderungen durch die Mitarbeitenden. Unternehmen mit hybriden Arbeitsplätzen oder mit 100 % Remote-Mitarbeitenden haben es schwerer, faire Beförderungspraktiken zu schaffen als Unternehmen mit Mitarbeitenden, die ausschließlich vor Ort arbeiten. Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass Remote-Mitarbeitende im Vergleich zu Mitarbeitenden, die ein bis vier Tage vor Ort oder im Büro verbringen, mit 6 % geringerer Wahrscheinlichkeit glauben, dass Beförderungen an ihrem Arbeitsplatz fair sind.
2. Verbindung zum großen Ganzen. Mitarbeitende, die ausschließlich an entfernten Arbeitsplätzen arbeiten, fühlen sich in der Regel weniger mit der Unternehmensmission verbunden und haben weniger das Gefühl, dass sie etwas bewirken können. An einem durchschnittlichen Arbeitsplatz haben 58 % der Remote-Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie bei ihrer Arbeit etwas bewirken, verglichen mit 65 % der Mitarbeitenden vor Ort.
3. Teamgefüge. Tools wie Zoom, Teams und Slack sind zwar großartig, um euer Team in Verbindung zu halten, aber es gibt keinen Ersatz für die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Und wenn Mitarbeitende zu unterschiedlichen Zeiten online sind, kann es schwierig sein, dringende Probleme zu lösen, die auftauchen.
4. Vermischung von Privatleben und Arbeit. Trotz der Freiheit, die flexible Arbeit mit sich bringen kann, ist es für Mitarbeitende sehr leicht, zu Hause länger zu arbeiten oder sich einen unrealistischen Zeitplan zurechtzulegen – ein Rezept für Burn-out am Arbeitsplatz.
5. Soziale Isolation. Remote Work kann leicht zu Gefühlen sozialer Isolation und Einsamkeit führen, vor allem wenn Arbeitnehmende zum ersten Mal auf diese Weise arbeiten.

 

Beispiele für flexible Arbeitsbedingungen

Es gibt verschiedene Varianten flexibler Arbeitsbedingungen, die je nach den Bedürfnissen eures Unternehmens kombiniert werden können:

• Flexible Zeiteinteilung. Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeiten, Schichten und Pausenzeiten selbst festlegen oder sich für eine komprimierte Arbeitswoche entscheiden (d. h. Vollzeitarbeit an vier statt fünf Tagen).
• Flexible Arbeitszeiten. Die Mitarbeitenden können bei Bedarf auf Teilzeit umstellen oder die Arbeitszeit reduzieren.
• Flexibler Standort. Mitarbeitende können wählen, ob sie von zu Hause aus, im Büro oder an einem anderen Ort arbeiten möchten. Viele vertrauensbasierte Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitenden, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten. Andere Unternehmen erlauben ihren Mitarbeitenden, von einem entfernten Standort aus zu arbeiten, solange sie sich in der gleichen Zeitzone befinden.
• Flexible Stellen (Jobsharing). Zwei oder mehr Mitarbeitende teilen sich eine Stelle, sodass sie in Teilzeit arbeiten können, während die Stelle in Vollzeit besetzt ist.
• Abteilungsübergreifende Projekte. Dies ermöglicht es den Mitarbeitenden, für einen begrenzten Zeitraum in einen anderen Unternehmensbereich einzutauchen, ohne ihren „normalen Job“ zu verlieren.

Jedes (oder alle) dieser Angebote kann die Moral der Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur insgesamt deutlich verbessern.

Viele Unternehmen erproben zurzeit die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche. Die meisten mit Erfolg!

„Das hat mein Leben verändert“, kommentiert ein Mitarbeiter. „Ich habe das Gefühl, dass es mir wirklich hilft, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen und auch wichtige Ziele in meinem Privatleben zu verwirklichen.“

Zu den flexiblen Arbeitsregelungen können auch Angebote wie Tage für psychische Gesundheit oder Offlinetage gehören.

 

An flexiblen Arbeitsplätzen in Verbindung bleiben

Mindestens einmal pro Woche empfiehlt es sich dennoch, bewusst mit allen virtuellen Teams zusammenzutreffen. Dabei geht es nicht darum, zu überprüfen, wie effizient die Mitarbeitenden arbeiten, sondern vielmehr darum, auszuloten, wie es ihnen geht.

Wenn man sich nicht in einem traditionellen Büro befindet, wo man einfach am Schreibtisch vorbeischauen, in der Küche vorbeigehen oder schnell auf ein gemeinsames Mittagessen gehen kann, muss man diese (virtuellen) Checks viel bewusster angehen.

 

Wie kann man den Erfolg einer flexiblen Arbeitsumgebung messen?

Ganz einfach: Man muss sich nur die Geschäftsergebnisse ansehen. Wenn die Mitarbeitenden unzufrieden sind, sind es auch die Kund:innen und Klient:innen, und das Geschäft insgesamt leidet.

Darüber hinaus solltet ihr euch regelmäßig bei euren Mitarbeitenden erkundigen – sei es in persönlichen Gesprächen oder durch Umfragen –, um sicherzustellen, dass das flexible Arbeitsumfeld ihren Bedürfnissen entspricht. Verfügen sie über die erforderlichen Hilfsmittel? Fühlen sie sich von ihrem/r Vorgesetzten unterstützt? Wie steht es um ihr generelles Wohlbefinden?

 

Verfügt euer Unternehmen über ein großartiges, flexibles Arbeitsumfeld?

Fragt doch einfach bei euren Mitarbeitenden nach!

Zeigt allen, dass euer Unternehmen ein großartiger Arbeitsplatz ist, indem ihr euch von Great Place to Work zertifizieren lasst! Und so geht’s!

 

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