Anonyme Mitarbeiterbefragung helfen gerade in Zeiten wie diesen, das Feedback der Mitarbeitenden einzuholen und daraus die Organisation für die Nachkrisenzeit fit zu machen. Dabei gilt es wesentliche Details vor, während und nach der Befragung zu beachten.
In den vergangenen 30 Jahren haben wir unzähligen Unternehmen dabei geholfen, ihre Mitarbeiterbefragungen zu entwerfen, durchzuführen und auszuwerten – auch während vergangener Krisen, wie der Finanzkrise 2008/09, oder in individuellen Krisenzeiten von Unternehmen.
Wir haben dabei viele Tipps für die Durchführung von Befragungen auch während einer Krise identifiziert, die wir Ihnen im heutigen Beitrag verraten möchten.
Tipps für die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung in einer Krisen-Situation
Vor der Befragung:
- Bitten Sie offen um Feedback
Gerade in einer sensiblen Zeit (wie zu einer Krise) ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden Ihre Beweggründe für eine Befragung verstehen. Teilen Sie Ihren Mitarbeitende von Anfang an mit, dass ihre Antworten gerade jetzt wertvoll sind und dabei helfen, die Maßnahmen nach ihren geäußerten Bedürfnissen anzupassen oder auszubauen.
Wenn ArbeitnehmerInnen von Beginn an verstehen, warum ihre Antworten einen wertvollen Beitrag leisten, sind sie gewillter zu antworten.
Gleiches gilt auch umgekehrt: Wenn plötzlich in der Krise eine schon geplante oder eigentlich zu diesem Zeitpunkt regelmäßig stattfindende Mitarbeiterbefragung plötzlich abgesagt wird, verunsichert dies die ArbeitnehmerInnen möglicherweise. Lesen Sie, warum es gerade jetzt – in der Coronakrise – so wichtig ist, Ihre Mitarbeitenden zu befragen.
- Sorgen Sie für Sicherheit und Anonymität
In Verbindung mit einer Mitarbeiterbefragung sorgen sich ArbeitnehmerInnen oft um die Anonymität ihrer Antworten. Gerade in Krisenzeiten wird diese Sorge eventuell dadurch verstärkt, dass Mitarbeitende fürchten, ihre Antworten wären in einer Zeit des Umbruchs weniger wertschätzend. Hinzu kommt, dass viele Mitarbeitende aufgrund der Krise ohnehin schon besorgter sind.
Oberstes Prinzip bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung ist daher: Stellen Sie von Anfang an klar, dass alle Antworten vertraulich sind. Geben Sie die Sicherheit, die Menschen dazu ermutigt, ihr Feedback offen und ehrlich weiterzugeben.
- Halten Sie Ihre Versprechen
Das ist ebenfalls einer der wichtigsten Grundsätze. Kein Mitarbeitender möchte sich die Zeit nehmen und sein Feedback beziehungsweise seine Verbesserungsvorschläge mitteilen, nur um dann festzustellen, dass die Ergebnisse lediglich in der Schublade verschwinden.
Eine Mitarbeiterbefragung zu verschicken und nicht darauf zu reagieren, kann schlimmer sein, als gar keine Umfrage durchzuführen. Das gilt nicht nur in einer Krise, sondern generell!
Machen Sie also direkt vor der Befragung schon deutlich, wann die Ergebnisse kommuniziert werden oder ob es sich auch um eine wiederkehrende Pulsbefragung handelt, damit der Erfolg von Handlungsfeldern regelmäßig getracked werden kann.
Während der Befragung:
- Mitarbeitende gut erreichen
Einige Tipps zu einer Mitarbeiterbefragung in der Coronakrise:
- Erkennen Sie mögliche Einschränkungen/ Veränderungen in Ihrer Kommunikation (z.B. Erreichbarkeit der Mitarbeitenden im Homeoffice, Ankündigung der Befragung).
- Passen Sie die Befragungszeit den Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden an (z.B. aufgrund von Kurzarbeit).
- Ein Tipp für die Mitarbeiterbefragung in der Coronakrise: Sie können auch zusätzliche Fragen in Form eines „Corona-Moduls“ in Ihre Mitarbeiterbefragung integrieren.
- Bei mehreren kleinen Pulsbefragungen: Halten Sie die jeweilige Umfrage kurz und zeigen Sie unbedingt die Veränderungsbereitschaft auf.
Sehr wertvoll in einer Krise ist es, Flexibilität und Sensibilität seitens der Unternehmen für die Situation der Mitarbeitenden zu zeigen.
- Die Fragestellungen während einer Krise
Legen Sie die Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung so klar wie möglich fest und formulieren Sie diese aus. Stellen Sie sich dabei die Frage, was Ihr Unternehmen gegenwärtig tun kann, um für Ihre Mitarbeitenden ein hilfreiches und unterstützendes Klima auch in der Krise schaffen zu können. Daraus ergibt sich schnell der inhaltliche Schwerpunkt Ihrer Befragung.
Aus unserer jahrelangen Erfahrung wissen wir, dass erfolgreiche Arbeitergeber zufriedene und engagierte Mitarbeitende haben, wenn sie eine Vertrauenskultur leben. Das ändert sich auch in einer Krise nicht, ist vielmehr wichtiger denn je.
Great Place to Work® setzt daher den Trust Index© Mitarbeiterfragebogen zur umfassenden Standortbestimmung der erlebten Qualität und Attraktivität der Arbeitsplatzkultur von Unternehmen ein. Zusätzlich können Zusatzmodule ergänzt oder gesondert analysiert werden. In der aktuellen Situation empfehlen wir ein speziell entwickeltes „Corona Modul“.
Grundsätzlich empfehlen wir für die Mitarbeiterbefragung eine Mischung aus offenen und geschlossenen Fragen:
Stellen Sie offene Fragen:
Es ist wichtig, den Mitarbeitenden eine Plattform zu bieten, in der sie ihre persönlichen Gedanken und eigenen Erfahrungen festhalten können. Halten Sie die offenen Fragen aber minimal (wir empfehlen 3 offene Fragen pro Mitarbeiterbefragung) und diese sollten nicht verpflichtend, sondern nach Freiwilligkeit, beantwortet werden können.
Integrieren Sie geschlossene Fragen:
Der Großteil des Fragebogens sollte aus geschlossenen Fragen bestehen, die schnell zu beantworten sind, statistisch auswertbar und in Abständen immer wieder überprüft werden können.
Great Place to Work® setzt den standardisierten Fragenkatalog zum Trust Index™ Modell ein. Aussagen, die nach 30 Jahren Forschung die Schlüsselfaktoren einer großartigen, vertrauensbasierten Unternehmenskultur darstellen. Zusätzlich haben Unternehmen die Möglichkeit, individuelle Fragestellungen zu ergänzen. Neben dem aktuell empfohlen Corona-Modul bieten wir noch folgende Fragebatterien an:
Nach der Befragung:
- Ergebnisse auswerten
Sie haben nun die Ergebnisse ausgewertet und möglicherweise auch (grafisches) Reporting erhalten. Nun ist es wichtig, die Ergebnisse richtig zu lesen, zu interpretieren und zu vergleichen. Für die richtige Interpretation gibt es oftmals eine Fülle an statistischen Auswertungen. Möglichkeiten am Beispiel von Great Place to Work® sind etwa:
- Ergebnisse kommunizieren
Nachdem Sie die Umfrage abgeschlossen und die Ergebnisse analysiert haben, sollten Sie die Ergebnisse unbedingt möglichst transparent kommunizieren und mitteilen. Was sind die aus Ihrer Sicht wichtigsten Learnings und welche Maßnahmen planen Sie als Reaktion auf das Feedback der Mitarbeitenden .
Dieser Schritt ist von enormer Bedeutung, weil er:
- Ihr Engagement für das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden zeigt
- Vertrauen und Glaubwürdigkeit schafft und stärkt
Durch die Gestaltung einer Mitarbeiterbefragung, die auf die Erfahrungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden während der Pandemie eingeht, können Sie Ihre Zeit, Energie und Ressourcen an den richtigen Stellen einsetzen, was uns zum letzten und wesentlichen Schritt führt:
- Follow-Up Maßnahmen
Nicht nur präsentieren und darüber sprechen – unbedingt weiterarbeiten! Bedenken Sie: Mit einer Mitarbeiterbefragung geben Sie Ihren Mitarbeitenden ein Versprechen. Diese geben Ihnen das wertvollste Feedback und erwarten im Gegenzug eine „Antwort“ auf ihr Feedback. Mitarbeitende wollen gehört und ernst genommen werden.
Machen Sie Ihre Mitarbeitenden nicht nur zu Beteiligten, sondern zu GestalterInnen. Es gibt viele Follow-Up Maßnahmen, die Sie gemeinsam mit Mitarbeitendengruppen bearbeiten können.
FAZIT: Mit einer Mitarbeiterbefragung nutzen Sie die Chancen der Krise
Eine Mitarbeiterbefragung in einer Krisensituation hat großes Potenzial und ermöglicht Ihnen, Chancen und Potentiale zu erkennen und zu nutzen. Die wertvollen Antworten Ihrer Mitarbeitenden helfen Ihnen dabei, Maßnahmen in die richtige Richtung zu setzen und das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit im Unternehmen zu stärken und gemeinsam gestärkt aus einer Krisenzeit hervorzugehen.
Gerne zeigen wir Ihnen, was es in herausfordernden Zeiten ausmacht, ein Great Workplace zu sein!
