Mitarbeiterbefragung: Die praktische Anleitung

Mitarbeiterbefragung gemeinsam

Mitarbeiterbefragungen sind ein weit verbreitetes Instrument in der Personalarbeit von Unternehmen. Sie kommen meist als eine Art „Stimmungsbarometer“ zum Einsatz. Nicht immer läuft eine Befragung effektiv ab und kann im schlimmsten Fall zu einem Vertrauensbruch führen.

Wir klären auf, wie eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung aussieht und was von Anfang an überlegt und geklärt werden sollte, damit „Stolperfallen“ erst gar keine Chance haben. Prüfen Sie gleich unsere Checkliste nach den „10 wichtigsten Fragen zur Vorbereitung & Planung einer Mitarbeiterbefragung“.

Warum eine Mitarbeiterbefragung und wann ist ein Unternehmen „bereit“ dafür?

Diese Frage lässt sich relativ leicht mit einer Gegenfrage beantworten: Wissen Sie, wie Ihre Mitarbeitenden das Unternehmen momentan erleben und wie es Ihnen geht?

Wenn Sie dies mit „Nein, eigentlich nicht“ beantworten, dann ist es höchste Zeit für eine Mitarbeiterbefragung in Ihrem Unternehmen.

Selbstverständlich können/sollten Sie auf qualitative Art mit Ihrer Belegschaft in Gespräche gehen und regelmäßige Mitarbeitergespräche führen. Allerdings: Je größer Ihr Unternehmen, umso aufwändiger wird dieses Unterfangen.

Ein weiterer Vorteil von Mitarbeiterbefragungen ist die Anonymität, durch die Sie ehrlichere Antworten erhalten. Und diese werden Sie auch unbedingt benötigen, wenn Sie im Anschluss positive Veränderungen im Unternehmen für Ihre Mitarbeitenden erzielen möchten.

Heutzutage verwenden wir Zahlen & Daten in allen Bereichen unserer Arbeit: Warum also nicht auch für die Kulturarbeit in Ihrem Unternehmen? Wie Peter Drucker bereits sagte:

„Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken”.

Nur wenn Sie den aktuellen Status Quo kennen, können Sie auch gezielte Personalarbeit betreiben.

Um die Frage zu beantworten, wann ein Unternehmen „bereit“ ist: Wenn der Wille zur Veränderung in Ihrem Unternehmen vorhanden ist, dann sind Sie auch bereit, sich das Feedback Ihrer Mitarbeitenden einzuholen. Denn nicht nur die Befragung an sich zählt, sondern vor allem, wie danach mit den Ergebnissen umgegangen und weitergearbeitet wird.

Mitarbeiterbefragung - ein reiner Routinecheck?

Die klare Antwort darauf lautet: Nein! Wer eine Mitarbeiterbefragung als reinen Routinecheck ohne Nacharbeit versteht, sollte es besser ganz lassen, statt unnötige Ressourcen aufzuwenden und negative Stimmung anzuheizen.

Natürlich ist eine Mitarbeiterbefragung eine Art „Check“ – das Erfassen der aktuellen Situation. Das ist aber nur ein Puzzlestein des großen Ganzen. Entscheidend ist, welche Zielsetzung Sie verfolgen, welche Fragen Sie stellen und was danach mit den Ergebnissen passiert. Eine Mitarbeiterbefragung ist eines der wertvollsten Instrumente von Personalmaßnahmen, denn sie:

  • ist ein Stimmungsbarometer zur Messung der aktuellen Situation (Status Quo)
  • liefert das wertvollste Feedback der Mitarbeiterbelegschaft (Mitarbeitende)
  • zeigt damit die Stärken und Handlungsfelder des Unternehmens auf (Maßnahmenplan)
  • hat größtes Potential zur effektiven Weiterentwicklung (Unternehmensentwicklung, Unternehmenskultur)
  • ermöglicht Unternehmen, ein attraktiver Arbeitgeber zu werden und Sichtbarkeit zu erlangen (Employer Branding)

Bedenken Sie immer: Mit einer Mitarbeiterbefragung geben Sie Ihrer Belegschaft gegenüber ein Versprechen ab. Ein Versprechen, dass Sie im Unternehmen etwas verändern möchten. Ihre Mitarbeitenden geben Ihnen ehrliches Feedback und wünschen sich ernst genommen zu werden. Involvieren Sie die Belegschaft daher in den gesamten Prozess von Durchführungsstart bis Nacharbeit.

Die 5 wichtigsten Überlegungen im Vorfeld der Mitarbeiterbefragung

Damit Ihre Mitarbeiterbefragung von Anfang an erfolgreich abläuft, gibt es im Vorfeld einige Aspekte zu berücksichtigen. Das sind die fünf wichtigsten Überlegungen im Vorfeld:

Icon Zielsetzung Mitarbeiterbefragung

1. Zielsetzung der Befragung

Die wichtigste Frage, die Sie sich im Vorfeld einer Mitarbeiterbefragung stellen müssen, lautet: Was will ich erreichen und was ist das Ziel der Mitarbeiterbefragung?

Dazu müssen Sie die Ausganglange einschätzen, um die Zielsetzung nicht zu hoch zu stecken. Reflektieren Sie den aktuellen Status Quo im Unternehmen, welche Ressourcen Sie zur Verfügung haben und was in welcher Zeit realistisch umgesetzt werden kann.

Daher ist Vorsicht geboten und die Devise lautet: Small ist beautiful! Ein Fragebogen kann und soll nicht alles rundherum abdecken. Vielmehr geht es um einen regelmäßigen und kontinuierlichen Prozess – ein Wechselspiel aus Messen und Handeln.

Icon Interner Einklang Mitarbeiterbefragung

2. Interner Einklang

Auch wenn Sie alleinige/alleiniger Projektverantwortliche(r) sind, überlegen Sie gleich von Anfang an, wen Sie mit „ins Boot holen“. Suchen Sie das Gespräche mit den EntscheidungsträgerInnen und/oder dem Betriebsrat, damit von Anfang an Einklang im gesamten Unternehmen besteht. Größere Teams haben eventuell mehrere Projektverantwortliche. Legen Sie die Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche gleich zu Beginn fest.

Icon externer Partner Mitarbeiterbefragung

3. Externer Partner

Erwägen Sie auch das Hinzuziehen von externer Hilfe. Wir empfehlen Ihnen, sich einen vertrauenswürdigen externen Partner für die Mitarbeiterbefragung zu suchen. Damit sparen Sie nicht nur viele interne Personalressourcen, sondern haben auch Expertenwissen und -unterstützung.

Nehmen Sie Kontakt auf, klären Sie alle Bedürfnisse und Wünsche und holen Sie sich ein Angebot ein. Sobald Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, besprechen Sie die ersten Arbeitsschritte. Professionelle Anbieter kommen auf Sie zu und setzen das Projekt nach Ihren Wünschen auf.

Icon Zeitplan Mitarbeiterbefragung

4. Grober Zeitplan der Befragung

Ist der geplante Zeitpunkt passend? Berücksichtigen Sie Urlaubszeiten und mögliche Betriebsurlaube. Auch aktuelle Vorkommnisse wie Umstrukturierungen oder arbeitsintensive Zeiten sollten Sie in Ihre Überlegung miteinfließen lassen. Planen Sie ausreichend Zeit, nicht nur für die Durchführung, sondern vor allem auch für die Vor- und Nachbereitung.

Icon interne Ankündigung Mitarbeiterbefragung

5. Interne Ankündigung und laufende Informationen

Es ist erfolgsentscheidend, die gesamte Mitarbeitenden-Belegschaft von Anfang an zu informieren. Bereiten Sie vor, wann und in welcher Form Sie die Mitarbeiterbefragung vor den Führungskräften und den Mitarbeitenden ankündigen. Kommunizieren Sie schon im Vorfeld die Wichtigkeit und Wertschätzung gegenüber Ihren Mitarbeitenden und deren Teilnahme an der Befragung.

Halten Sie die gesamte Belegschaft auf dem Laufenden und involvieren Sie sich in die Ergebnispräsentation und nachfolgenden Maßnahmen.

Denken Sie an mehr als nur die Mitarbeiterzufriedenheit

Es gibt unendlich viele Themenaspekte und Inhalte, die Sie mittels einer Mitarbeiterbefragung erheben können. Daher sollten Sie überlegen, was das Ziel der Befragung sein soll: Was wollen Sie erreichen und verändern? Woran wollen Sie danach arbeiten?

Viele Unternehmen haben zum Ziel, die Zufriedenheit und das Engagement Ihrer Mitarbeitenden oder das erlebte Arbeitsklima zu erfragen. Doch manchmal gibt es auch andere Schwerpunkte, wie direktes Feedback an die Führungskräfte, Gesundheit am Arbeitsplatz usw.

Wichtig ist: Legen Sie die Zielsetzung der Mitarbeiterbefragung so klar wie möglich fest und formulieren Sie diese aus. Daraus ergibt sich schnell der inhaltliche Schwerpunkt Ihrer Befragung.

Mit einem Fragebogen können auch mehrere Inhalte und Perspektiven abgefragt werden, solange die Befragung dann noch im zeitlichen Rahmen bleibt und Ihre Mitarbeitenden nicht demotiviert. Erwägen Sie auch das Hinzuziehen von externer Hilfe, wenn Sie merken, dass die notwendige Expertise im eigenen Haus fehlt.

Mitarbeiterbefragung Themen

 

Schöpfen Sie das größte Potenzial aus der Mitarbeiterbefragung

Doch nicht nur die Vorbereitung, der Fragebogen und die Durchführung sind entscheidende Faktoren für den Erfolg einer Befragung. Auch die Einbeziehung der Mitarbeitenden während der gesamten Zeit sowie die Nachbereitung sind enorm wichtig, um Verbesserungen und Veränderungen zu erzielen.

Daher haben wir noch ein paar abschließende Tipps rund um die Mitarbeiterbefragung für Sie, damit Sie volles Potenzial daraus schöpfen können und ein Erfolgserlebnis für alle schaffen:

Signalisieren Sie Wertschätzung und Dankbarkeit

Ihre Mitarbeitende geben Ihnen ein wertvolles Feedback und schenken Ihnen Vertrauen. Zeigen Sie Wertschätzung & Dankbarkeit gegenüber Ihrer Beteiligung. Das gelingt gut, wenn die Mitarbeitenden von Anfang an in die Kommunikation mitaufgenommen werden, laufend Informationen erhalten und an den Follow Up Prozessen teilhaben. Ehrlichkeit und Klarlegen, woran gemeinsam gearbeitet wird, ist zentrales Prinzip.

Halten Sie Ihr Versprechen

Mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung geben Sie Ihrer Belegschaft ein Versprechen ab. Das Versprechen, dass Sie etwas verändern/ verbessern wollen. Damit wecken Sie Erwartungen. Halten Sie das gegebene Versprechen ein. Wenn die Ergebnisse nach Durchführung – ohne dass diese je kommuniziert wurden oder damit weitergearbeitet wurde – in der Schublade verschwinden, werden Ihre Mitarbeitende nicht nur demotiviert sein, sondern verlieren auch das Vertrauen in den Arbeitgeber.

Analysieren und Kommunizieren Sie die Ergebnisse

Betrachten Sie die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung nicht nur oberflächlich. Analysieren Sie die Daten und interpretieren Sie die gewonnen Ergebnisse. Das hilft Ihnen nicht nur bei der darauffolgenden Ergebnispräsentation, sondern auch bei der Maßnahmenplanung zur Festlegung der weiteren Schritte.


Setzen Sie die richtigen Maßnahmen

Darauf basierend setzen Sie die richtigen Maßnahmen. Sehr hilfreich ist ein Maßnahmenplan, der vorgibt, wann und was die nächsten Schritte sind.

Machen Sie Mitarbeitende zu GestalterInnen

Setzen Sie nicht alle Maßnahmen alleine oder nur in der Personalabteilung mit den Projektverantwortlichen um. Nicht FÜR sondern MIT den Mitarbeitenden arbeiten: Machen Sie Ihre Mitarbeitenden nicht nur zu Beteiligten, sondern auch zu GestalterInnen der weiteren Maßnahmen. Dafür eignen sich zum Beispiel Kulturgruppen oder Kulturbotschafter. Das stärkt nicht nur die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeitenden, sondern ladet sie stärker zu unternehmerischem Denken ein.

 

FAZIT: So gelingt die Mitarbeiterbefragung von Anfang an

Eine Mitarbeiterbefragung muss von Anfang an gut durchdacht sein und professionell aufgesetzt werden. Suchen Sie sich gegebenenfalls einen vertrauensvollen Experten, der Sie dabei unterstützt und achten Sie auf ehrliche Kommunikation gegenüber Ihren Mitarbeitenden von Anfang an.

Wenn Sie diese Schritte einhalten, können Sie positive Veränderungen bewirken und das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden stärken.

Wann startet Ihre Mitarbeiterbefragung? Damit von Anfang an alles gut gelingt, holen Sie sich gleich unsere kostenlose „Checkliste: Mitarbeiterbefragung. Die 10 wichtigsten Fragen zur Vorbereitung & Planung einer Mitarbeiterbefragung“:

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