Expertentipps zur Einführung einer agilen Arbeitsweise

Theory into Practice Agile Arbeitsweisen
Horst Pütz

Do's and Don'ts bei Agilität

Horst Pütz ist Initiator des Netzwerkes „SichtWeise“ in Deutschland und widmet sich als Berater, Coach und Trainer unter anderem den Themenschwerpunkten „Agilität im Arbeitsalltag“ sowie „Agiler Mindsetter – Agile Journey aktiv gestalten“.

Im Interview mit Anna-Maria Mahayni von Great Place to Work® gibt er Tipps zur Einführung von agile Arbeitsweisen, zeigt do’s und don’ts auf und verrät, wie sich die Unternehmenskultur und das Führungsverhalten erfolgreich verändern können.

Anna-Maria Mahayni: Agilität und agile Arbeitsweisen sind in aller Munde. Was verstehen Sie unter den Begriffen? Wie sieht ihre persönliche Definition dafür aus?

Horst Pütz: Es gibt keine allgemein gültige Definition für Agilität, aber man kann sagen: Agilität bedeutet flexibel, aktiv, anpassungsfähig und mit Initiative in Zeiten des Wandels von Unsicherheit zu agieren.

Agilität ist die Voraussetzung, um innovative Produkte, Services oder disruptive Geschäftsmodelle zu entwickeln. Und das in einer Zeit, die von großer Unsicherheit geprägt ist.

Bei einem agilen Mindset trauen sich Mitarbeitende mutig, Dinge in Frage zu stellen, zu verwerfen und dadurch Neues zu entwickeln. Die Motivation, die Bindung, das Engagement und die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden steigen.  

In der Menge der Veränderung, die heute notwendig sind, kommt es wesentlich darauf an, dass man mit einer anderen Einstellung und Haltung die Menschen mitnimmt und motiviert.

Ich kann fünf Prinzipien der agilen Arbeitsweise nennen:

1. Konsequent von Kunden aus denken

2. Transparenz und Visualisierung schaffen

3. In kurze Arbeitsschritte gehen und diese immer wieder überprüfen

4. Mit neuen Rollen mehr Selbstwirksamkeit bei den Mitarbeitenden erzielen, Verantwortungsübertragung entsprechend Kompetenzen

5. Eine Feedback- und Fehlerkultur integrieren

 

„Agilität bedeutet flexibel, aktiv, anpassungsfähig und mit Initiative in Zeiten des Wandels von Unsicherheit zu agieren.“

 

Anna-Maria Mahayni: Wie können Unternehmen agile Arbeitsweise erfolgreich einführen? Welche Tipps haben Sie für die Einführung und für die Umsetzung?

Horst Pütz: Bei der Einführung agiler Arbeitsweisen in Abteilungen ist es wichtig, sich an den oben genannten fünf Prinzipien zu orientieren. Weiter gilt es, die Sinnhaftigkeit zu klären und sich mit Fragen zu beschäftigen, wie: Was macht den Sinn der Abteilung aus? Machen wir die richtigen Dinge?

Im ersten Schritt, werden Aufgaben, Prozesse und Tätigkeiten visualisiert und transparent gemacht. Im nächsten Schritt sollen Rollen und deren Verantwortlichkeit so delegiert werden, dass man die größtmögliche Autonomie schafft. Und unumgänglich ist das Einführen einer Feedback- und Fehlerkultur.

Als Beispiel möchte ich „Scrum“, eine Methode der agilen Arbeitsweise, nennen. Neben den unterschiedlichen Rollen steht das autonome Team, das eigenverantwortlich handelt, im Mittelpunkt. Es geht darum, den Mitarbeitenden mehr Autonomie und Selbstwirksamkeit zu ermöglichen. Mitarbeitende übernehmen die Verantwortung für Ihr Handeln.

Lange Wege und Kontrolle werden vermieden beziehungsweise sind nicht mehr möglich. Eine hierarchische Struktur wäre hier die Bremse.

Anna-Maria Mahayni: Was bewirkt die Umstellung zu agiler Arbeitsweise auf die Unternehmenskultur?

Horst Pütz: Mit der Umstellung der agilen Arbeitsweise muss auch die Unternehmenskultur grundlegend verändert werden. Wichtig ist, mit mehr Rollen und weniger Hierarchien sowie mit mehr Vertrauen und weniger Kontrolle zu arbeiten. Dabei entsteht kein Chaos, sondern eine andere Struktur in der Zusammenarbeit und wie man sich organisieren kann.

Als Beispiel: Bei der agilen Arbeitsweise arbeitet man oft in Sprints. Das sind kurze Arbeitsschritte mit regelmäßigem Feedback, sodass die einzelnen Schritte nach kurzen Abständen überdacht werden. Deshalb besteht hier kein Risiko durch weniger Kontrolle – denn Kontrolle wird durch eine neue Feedbackkultur ersetzt.

Anna-Maria Mahayni:  Welche Rolle spielt Vertrauen bzw. eine Vertrauenskultur bei der Einführung agiler Arbeitsweisen?

Horst Pütz: Agile Arbeitsweisen funktionieren nicht ohne Vertrauen oder Vertrauenskultur. Mit der Einführung einer agilen Arbeitsweise wird die Unternehmenskultur weg von Kontrolle hin zu mehr Vertrauen verändert. Unternehmen beschäftigen sich mit neuen Fragen um sich zukunftsfähig zu machen.

So entwickeln sie beweglichere Organisationsformen und bauen Bürokratie und Blockaden ab. Es geht darum, schnell festzulegen, ob der Weg der gegangen wird, erfolgreich ist.

Agilität ist eine lernende Struktur, in der man nach und nach Erfahrung machen muss. Es gibt im Vorfeld kein großes Konzept, das ein Jahr lang ausgearbeitet wird, bevor gestartet wird. Vielmehr findet die Zusammenarbeit in einer lernenden Form statt.

In der agilen Arbeitsweise werden einerseits Prozesse verändert, andererseits ist es auch wichtig, die Mitarbeitenden zu unterstützen an ihrer Einstellung und Haltung zu arbeiten.

Anna-Maria Mahayni:  Welche do`s und don’ts sollten Unternehmen bei der Einführung agiler Arbeitsweisen beachten?

Horst Pütz: Das Entscheidende, unabhängig von jeder Branche, ist, die Menschen mitnehmen. Projekte scheitern häufig deshalb, weil sie kein Kommittent von den Mitarbeitenden bekommen.

Mitarbeitende sollen zur Mitgestaltung und Beteiligung animiert werden. Auch der offene Dialog spielt eine große Rolle, damit man von einer Schuldzuweisung zu einer hilfreichen Kommunikation kommt.

Wichtig ist es, eine Fehlerkultur einzuführen, die von einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess geprägt ist. Das bedeutet, sich immer wieder in kurzen Abständen anzusehen, ob man erfolgreich ist. Durch lebenslanges Lernen sollen Mitarbeitende animiert werden, selbst etwas auszuprobieren und der Mut gesteigert werden.

Neben all dem, sind es die menschlichen Grundbedürfnisse, die in den Mittelpunkt gestellt werden müssen. Das sind Wertschätzung, Fairness und Vertrauen. Motivation kann man nicht anweisen, sondern entsteht nur intrinsisch.

In meinen Beratungen gehe ich folgende Schritte durch:

CHECK:  Den Menschen Raum geben, dass sie über ihre Ängste und Bedürfnisse sprechen und zuhören. Entweder in Meetings oder Einzelgesprächen.

WHY: Die Sinnhaftigkeit und den erfahrbaren Nutzen aufzeigen

HOW: Überlegen, wie die Umsetzung aussieht.  Das sind dann Ideen wie Sprints –

RETRO: Entscheidend ist, immer wieder zu überprüfen, ob man die richtigen Dinge tun. Dafür braucht man Vertrauen. Es geht um ehrliches Lernen und um in der täglichen Zusammenarbeit Verbesserungen hinzubekommen.

Anna-Maria Mahayni:  Was erleben Sie als Experte nach der Einführung von agilen Arbeitsweisen in den Unternehmen? Wie verändert sich die Führungskultur?

Horst Pütz: Wichtig ist, dass das Management die Kultur vorlebt und aktiv daran arbeitet. Die Führungskraft verändert sich stark und bekommt eine ganz andere Rolle, da sich die klassische Hierarchie auflöst. Im Führungsverhalten geht es nun um eine „dienende Rolle“. Man ist Coach, der das Team befähigt und Interesse am Erfolg und Wohlergehen seiner Mitarbeitenden zeigt.

Man braucht motivierte Teams und dafür muss man gute Arbeitsbedingungen zur Verfügung stellen.  Wichtig ist es, sich an Ergebnissen zu orientieren, gute Kommunikation auf Augenhöhe, Mitarbeitende unterstützen und ihnen eine klare Version geben. Als Führungskraft geht es nicht mehr darum, Anweisungen zu geben, sondern beratend zu Seite zu stehen.

Fazit: Vertrauenskultur ist Grundlage agiler Arbeitsweisen

Vor Einfühung agiler Arbeitsweisen, ist es erfolderlich, dass eine Vertrauenskultur im Unternehmen gelebt wird. Agilität kann nur ohne Kontrolle und  mit Vertrauen funktionieren.

Das beinhaltet weniger Bürokratie sowie keine langjährigen Planungen, sondern eine wertschätzende Fehlerkultur und das Arbeiten in kurzen Sprints mit regelmäßigem Feedback.

Agilität bedeutet auch, neuen Rollen bei den Mitarbeitenden. Daher ist es wichtig, Führungskräfte und Mitarbeitende von Anfang an abzuholen und zu unterstützen. Es geht darum, mehr Selbstwirksamkeit bei den Mitarbeitenden zu erzielen und Verantwortungsübertragung entsprechend Kompetenzen zu ermöglichen.

 

Agile Arbeitsweisen Studie



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