Evaluierung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz – mehr als eine rechtliche Vorgabe?
Die Evaluierung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz ist seit 1994 für Unternehmen in Österreich im Arbeitnehmer:innenschutzgesetz (AschG) gesetzlich verankert. Aber auch abseits dieser rechtlichen Vorgabe ist die Frage nach der mentalen Gesundheit immer präsenter. Einerseits ist insgesamt ein offenerer Umgang mit mentaler Gesundheit zu verzeichnen – es wird offener von psychischen Erkrankungen gesprochen und der Umgang damit hat sich ein Stück weit normalisiert – andererseits tun Unternehmen auch aus wirtschaftlicher Sicht gut daran, den ArbeitnehmerInnenschutz auch auf die psychische Unversehrtheit auszuweiten.
Die Zahlen hierzu sprechen eine deutliche Sprache: Krankmachende psychische Belastungen am Arbeitsplatz kosten Betrieben in Österreich laut Studie der Donauuniversität Krems (2012) rund 3,3 Milliarden Euro jährlich. Diese Kosten resultieren aus den entsprechenden Krankenständen. Nicht hinzugerechnet sind in diesen Betrag indirekte Kosten, die Unternehmen durch den Verlust wertvoller Arbeitskräfte sowie den daraus resultierenden Nachbesetzungskosten entstehen. Neben den rechtlichen Rahmenbedingungen gibt es also Gründe genug, die Evaluierung der psychischen Belastungen in regelmäßigen Abständen durchzuführen.
Übrigens wurde 2013 im AschG eine Änderung vorgenommen, die explizit darauf verweist, dass unter Arbeitnehmer:innenschutz neben der physischen Unversehrtheit auch die psychische Gesundheit einen hohen Stellenwert hat und diese damit noch stärker betont.
Was wir unter psychischen Belastungen am Arbeitsplatz verstehen
Wir alle sind in unseren Erwerbstätigkeiten auch psychisch belastet. Grundsätzlich ist das nichts Schlimmes und bedeutet zunächst einmal, dass es Einflüsse gibt, die im Rahmen unserer Tätigkeit psychisch auf uns einwirken. Täglich stehen wir vor Arbeitsaufgaben, die wir in einer bestimmten Arbeitsumgebung mit Arbeitsmitteln an einem (mehr oder weniger) definierten Arbeitsplatz erledigen sollen. Hinzukommen bestimmte Abläufe und natürlich soziale Rahmenbedingungen. Das alles wirkt auf uns ein und kann zur psychischen Fehlbeanspruchung führen. Dies ist abhängig von der Intensität und Dauer der Belastung, aber natürlich auch von uns selbst als Individuum.
Hier können Faktoren wie beispielsweise Erfahrungen, Motivation, Bewältigungsstrategien oder Gesundheit einen Unterschied machen. Psychische Beanspruchungen können zu allgemeinen psychosomatischen Beschwerden führen, zu Fehlzeiten, Fluktuation, aber auch psychischen Erkrankungen (BAuA, 2010). In diesem Fall sprechen wir auch von psychischer Fehlbeanspruchung. Gemäß Statistik Austria (2022) sind die gängigsten psychischen Belastungsfaktoren in Österreich:
- Starker Zeitdruck oder Arbeitsüberlastung
- Umgang mit schwierigem Klientel
- Emotional belastende Interaktionsarbeit innerhalb des Unternehmens
- Fehlende Entscheidungsfreiheit, wenig Einfluss auf Arbeitstempo oder Arbeitsprozess
- Angst vor Arbeitsplatzverlust / unsicheres Beschäftigungsverhältnis
- Gewalt, Androhung von Gewalt, Belästigung
Die Evaluierung hat zum Ziel, mögliche Belastungen zu erheben, zu bewerten und die daraus entstehenden Gefahren zu verhüten. Es geht also letzten Endes darum, die Arbeitsbedingungen zu verbessern und damit langfristig chronische Beschwerden bzw. Erkrankungen zu vermeiden bzw. zu reduzieren.
Wie läuft denn eine Evaluierung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz ab?
Mit diesem Wissen gerüstet, können wir uns gemeinsam der Frage widmen, wie denn in der Praxis die Ermittlung und Beurteilung von psychischen Belastungen aussieht.
Grundsätzlich läuft der Prozess immer nach den gleichen Schritten ab und ist genau definiert. Diese Schritte umfassen die Planung und Organisation, die eigentlichen Erhebung und Beurteilung der psychischen Belastungen, die parallel dazu laufenden Dokumentation sowie die Ableitung, Umsetzung und Evaluierung geeigneter Maßnahmen. Bei organisationalen Änderungen oder auch bei Vorfällen sieht das Gesetz auch eine neuerliche Überprüfung der Maßnahmen vor. Sind diese als nicht mehr zielsicher einzuschätzen, sollten diese auch angepasst werden.
Aus rechtlicher Sicht sind Unternehmen verpflichtet, die zumindest ein Mal eine Evaluierung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz umzusetzen, sofern sich die Rahmenbedingungen nicht ändern. Allerdings gibt es immer mehr Unternehmen, die eine regelmäßige Durchführung (beispielsweise alle 2 oder 3 Jahre) planen – oftmals auch ergänzt um Mitarbeitendenbefragungen und somit die Evaluierung der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz zu einem fixen Bestandteil der betrieblichen Gesundheitsförderung machen.
Planung und Organisation
Wie in jedem Prozess geht es zunächst einmal um die Planung. Hierfür ist vor allem die Bildung einer sogenannten Steuerungsgruppe hervorzuheben, die aus relevanten Akteuren des Unternehmens besteht. Das Gesetz sieht vor, dass Betriebsrat, Präventivfachkräfte und gegebenfalls auch andere Fachexpert:innen die Evaluierung begleiten und Entscheidungen zentral treffen. Auch sind betriebliche Entscheidungsträger:innen hinzuzuziehen. Die Zusammensetzung der Steuerungsgruppe ist insofern auch relevant, als dass die Akteure auch meinungsbildend als Multiplikator:innen im Betrieb auftreten können. Eine diverse Zusammensetzung führt auch zu unterschiedlichen Blickwinkeln, die für die Maßnahmenentwicklung förderlich sein kann.
Auch sollten unbedingt Überlegungen hinsichtlich der Ressourcen, des Zeitrahmens sowie eine entsprechende Kommunikationsstrategie überlegt werden. In diesem ersten Schritt ist es ebenfalls essentiell, die unterschiedlichen Tätigkeitsgruppen eines Unternehmens zu definieren. Denn was wir in Unternehmen an psychischen Belastungen erheben, bezieht sich immer und ausschließlich auf diese vorab definierten Bereiche. Im Rahmen einer Evaluation werden wir niemals individuelle Belastungen oder Beanspruchungen erfassen. Die Frage lautet also nicht: Inwiefern ist Max Mustermann durch seine Arbeit bei uns psychisch belastet, sondern: welchen psychischen Belastungen sind alle Personen ausgesetzt, die beispielsweise bei uns im Call Center arbeiten? Diese sogenannten Tätigkeitsbereiche beeinflussen maßgeblich das Ergebnis, denn das ist es, worauf sich die Ergebnisse sowie die abgeleiteten Maßnahmen beziehen.
Interessant zu wissen: Grundsätzlich gibt das AnSchG nicht vor, wer die Evaluierung der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz durchführen muss. Das bedeutet, er kann dies auch selbst durchführen, indem er beispielsweise die HR-Abteilung den entsprechenden Auftrag erteilt. Wenn erforderlich, können geeignete Fachleute hinzugezogen werden.
Die Arbeits- und Organisationspsychologie gilt allerdings als Fachdisziplin zur Arbeitsplatzevaluierung psychischer Belastungen und es kann durchaus sinnvoll sein, sich hier Unterstützung zu holen, insbesondere bei der Auswahl von geeigneten Verfahren kann dies sehr hilfreich sein. Zumal ist auch die externe Durchführung von Befragungen oftmals einer internen Erhebung (beispielsweise durch die HR-Abteilung) vorzuziehen, da viele Mitarbeitende sonst den Aspekt der Anonymität in Frage stellen – bei Gruppen- oder Einzelinterviews ist dies ein durchaus berechtigter Einwand, den es ebenfalls abzuwägen gilt.
Ermittlung und Beurteilung der psychischen Belastungen
Grundsätzlich sind der Art der Erhebung kaum Grenzen gesetzt, solange das eingesetzte Verfahren standardisiert die arbeitsbedingen psychischen Belastungen erfasst. Standardisiert bedeutet in diesem Fall, dass diese der ÖNORM EN ISO 10075-3 entsprechen. Diese definiert die Anforderungen an Verfahren, die psychische Belastungen messen Tipp: Die AUVA stellt hier Verfahren kostenfrei zu Verfügung, die entsprechenden Instrumente können hier eingesehen werden!
Es kommt durchaus vor, dass für unterschiedliche Bereiche verschiedene Verfahren zur Anwendung kommen. So ist bei einer sehr geringen Beschäftigungsanzahl Gruppeninterviews den Vorzug zu geben, Sprachbarrieren können ebenfalls ein Grund dafür sein, dass es zur Anwendung von mehr als einem Verfahren kommt.
Merke:
Insgesamt gilt, dass es nicht das eine richtige Verfahren gibt, die Auswahl des Instruments ist vor der Organisationsstruktur, der Beschäftigtenanzahl, den Ressourcen, aber natürlich auch den Tätigkeitsbereichen (geistig, körperlich), dem Betriebsklima etc. immer individuell zu entscheiden
Unabhängig vom eingesetzten Verfahren stehen bei der Erhebung arbeitsplatzbedingter Belastungen immer vier Themenbereiche im Fokus:
- Belastungen durch Arbeitsaufgaben und Tätigkeiten
Darunter fallen beispielsweise emotionale Belastungen durch den Umgang mit unzufriedenen Kund:innen oder auch eine allgemeine Unter- oder Überforderung durch Aufgaben
- Belastungen durch das Organisationsklima
Hier sind Beispiele die fehlende Unterstützung durch die Führungskraft oder Kolleg:innen, aber auch fehlende Informationen oder unzureichende Kommunikation und eingeschränkter Handlungsspielraum
- Belastungen durch die Arbeitsumgebung
Hierunter fallen Dinge wie Lärm, ungünstige Beleuchtung, aber auch unzureichende Arbeitsmittel oder Arbeitsplatzausstattung
- Belastungen durch die Arbeitsablaufe und Arbeitsorganisation
Rollenkonflikte oder unklare Aufgabenverteilungen, aber auch häufige Unterbrechungen der Arbeit oder fehlende Unterweisungen sind in dieser Dimension als Beispiele zu finden
Nach der Durchführung der Erhebung liegen Ergebnisse vor, die interpretiert werden müssen. Ergeben sich aus den Daten Belastungen und gefährdende Arbeitsbedingungen, dann müssen Maßnahmen definiert werden, um diese zu beseitigen – dazu gleich weiter unten mehr!
Dokumentation
Die Dokumentation ist ein kontinuierlicher Prozess. So werden sowohl festgestellte Gefahren als auch Maßnahmen laufend verschriftlicht. Eine entsprechende Vorlage bietet die AUVA an und steht hier als Download zu Verfügung.
Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen
Als Arbeitspsychologin kann ich nicht oft genug betonen, dass es vor allem die Maßnahmenentwicklung und -umsetzung ist, die darüber entscheidet, ob eine Evaluierung als gelungen wahrgenommen wird. Maßnahmen, die am Arbeitsplatz gesetzt werden, führen (optimalerweise) zu einer wahrgenommenen und tatsächlichen Verbesserung der Arbeitsbedingungen. Ist das der Fall, kann eine Maßnahme als wirkungsvoll angesehen werden. Dies wird im Rahmen einer Wirksamkeitsprüfung evaluiert.
Nach einem entsprechenden Zeitraum (nicht zu kurz, damit die Maßnahme ihre Wirkung auch entfalten kann!) können beispielsweise Messverfahren wiederholt werden, oder auch über (moderierte) Gespräche im Team erfasst werden, inwiefern sich die Arbeitsbedingungen geändert haben. Natürlich können auch Kennzahlen (falls vorhanden) verglichen werden. Dem interessierten Leser / der interessierten Leserin sei hier die Broschüre des Arbeitsinspektorats ans Herz gelegt, in der die Wirksamkeitskontrolle noch einmal im Detail beschrieben wird.
Anpassung
Der letzte Schritt ist eine mögliche Überprüfung und – wenn notwendig – auch Anpassung der gesetzten Maßnahmen im Unternehmen. Dies kann sinnvoll sein bei größeren organisatorischen Umstrukturierungen, aber auch dann, wenn es zu einer erhöhten Anzahl von Unfällen oder Erkrankungen kommt, die mit den Arbeitsbedingungen in Zusammenhang stehen. Das ASchG führt unter §4 konkrete Fälle an, in welchen eine Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der Maßnahmen notwendig wird. In der Praxis können dies Ereignisse sein wie beispielsweise eine Häufung von Konflikten, Verdacht auf arbeitsbedingte psychische Erkrankungen (Burnout, Angststörungen) vermehrte Fehlzeiten, steigende Anzahl an Kündigungen oder auch Elemente destruktiver Führung.
Das Arbeitsinspektorat macht auf der Website zur Evaluierung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz zur groben Orientierung auch Angaben über den ungefähren prozentualen Zeitaufwand. So werden für Planung und Organisation 30% der notwendigen Zeit veranschlag, der zeitliche Aufwand für Ermittlung und Beurteilung wird mit 20% geschätzt und auf die Dokumentation entfallen 10& der Zeit. Den größten Anteil nehmen die Ableitung, Umsetzung und Wirksamkeitsprüfung der Maßnahmen in Kauf und wird mit 40% der Zeit angegeben.
Chancen und Fallstricke in der Durchführung der Evaluierungen psychischer Belastungen am Arbeitsplatz
Die beste Planung ist auch bei der Erhebung von psychischen Belastungen nur die halbe Miete! Im Folgenden möchte ich gerne auf einige Punkte eingehen, die sich in der Praxis oftmals als herausfordernd erwiesen haben und gleichzeitig maßgeblich den Erfolg des gesamten Projekts entscheiden.
Erstellung der Tätigkeitsgruppen
Oftmals stehen viele Unternehmen (oder HR-Abteilungen) vor der Frage: „Wie teile ich meine Tätigkeitsgruppen gut ein?“ Leider gibt es kein allgemeingültiges Rezept, nachdem ich mir diese Bereiche gut definiere. Dies ist immer individuell nach Unternehmen zu entscheiden. Noch einmal zur Erinnerung: Hier geht es darum, Tätigkeiten zu definieren, welche dann in Hinblick auf Belastungen näher betrachtet werden. Eine Tätigkeitsgruppe umfasst Mitarbeitende, die einen vergleichbaren Arbeitsplatz haben und somit auch ähnlichen psychischen Belastungen ausgesetzt sind. Je genauer die Einteilung gelingt, umso genauer sind somit schlussendlich auch die Ergebnisse. Grundsätzlich lassen sich Arbeitsplätze in Unternehmen nach folgenden Kriterien einteilen:
Arbeitsumgebung (Standort, Gebäude, örtliche Flexibilität)
Arbeitsorganisation (Abteilungen, Hierarchieebenen, Arbeitszeiten, Schichtpläne)
Tätigkeiten und Aufgaben
Soziale Beziehungen (Vorgesetzte, Kund:innen, Patient:innen)
Das Arbeitsinspektorat hat auch für diesen Fall eine hilfreiche Broschüre herausgegeben, die neben der Einteilungshilfe auch die häufigsten Fragen beantwortet, die sich im Zusammenhang mit der Erstellung von Tätigkeitsgruppen ergeben. Die Broschüre können Sie hier herunterladen.
Maßnahmen nicht nur ableiten, sondern auch umsetzen und evaluieren!
Es ist nachvollziehbar – nach der Planung und Kommunikation, Erhebung und Maßnahmenableitung fühlt man sich oftmals einfach nur erleichtert. Ein großer Brocken ist geschafft, die Gefahren sowie die Interventionen sind in das Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument eingetragen – und dann passiert oftmals länger nichts. Dabei ist es gerade die Maßnahmenumsetzung, die nicht nur die Arbeitsbedingungen verbessert, sondern auch einen wesentlichen Einfluss darauf hat, wie die Mitarbeitenden diese und auch kommende Evaluierungen gegenüberstehen. Daher kann nicht oft genug betont werden, dass die Evaluierung erst dann erfolgreich beendet ist, wenn alle Schritte durchgeführt wurden.
Hilfreich ist es hierbei, sich bereits bei der Maßnahmendefinition Gedanken zu den Zuständigkeiten und dem Zeitrahmen zu machen. Auch die notwendigen Ressourcen sollten hierfür immer mitbedacht werden. Eine Ergebnispräsentation bei den Mitarbeitenden kann sonst-bei fehlender Umsetzung – sehr schnell zu Frustration und Enttäuschung führen. Auch die Gefahr steigt, dass die Rücklaufquote bei den nächsten Befragungen möglicherweise geringer ist.
Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation
Wie bei jedem Projekt steht und fällt der Erfolg der Evaluierung psychischer Belastungen mit der Kommunikation. Wir benötigen die Einschätzung der Mitarbeitenden, daher tun wir gut daran, bereits zu Beginn transparent und offen zu kommunizieren, welches Ziel die Evaluierung verfolgt, warum wir als Unternehmen eine solche durchführen und in welchem Zeitraum diese stattfinden wird. Das kann dabei unterstützen, Vorurteile oder Ängste abzubauen. Den Mitarbeitenden soll klar sein, dass es darum geht, die Arbeitsverhältnisse zu verbessern.
Eine gut überlegte und passende Kommunikationsstrategie sollte also bereits im Rahmen der Planung mitbedacht und dann auch konsequent umgesetzt werden. Auch die Steuerungsgruppe kann neben der koordinierenden Tätigkeit auch als Kommunikationswerkzeug eingesetzt werden.
Fazit
Die Evaluierung der psychischen Belastungen am Arbeitsplatz ist mehr als eine rechtliche Vorgabe. Angedacht als immer wiederkehrender Prozess kann sie – korrekt durchgeführt – maßgeblich dazu beitragen, Arbeitsbedingungen zu verbessern und psychische Fehlbelastungen zu verhüten, sodass es langfristig zu einer Vermeidung von Erkrankungen und Beschwerden kommt. Das ist nicht nur im Sinne der Mitarbeitenden, sondern auch aus der betriebswirtschaftlichen Brille betrachtet ein großer Wettbewerbsvorteil für Unternehmen, insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels.
Um eine saubere Durchführung zu gewährleisten, wird ausdrücklich empfohlen, bei Bedarf auf entsprechende Expert:innen zurückzugreifen, was auch punktuell möglich ist. Insgesamt ist festzuhalten, dass die Arbeits- und Organisationspsychologie die fachlichen Kompetenzen für die Begleitung des gesamten Prozesses aufweist und hier mit Wissen und Expertise zu Verfügung stehen.
Quellenangaben
Statistik Austria (2022): Arbeitsunfälle und arbeitsbezogene Gesundheitsprobleme 2020. https://www.statistik.at/fileadmin/publications/arbeitsunfaelle_und_arbeitsbezogene_gesundheitsprobleme_2020.pdf
Biffl, G. et al. (2012): Psychische Belastungen der arbeit und ihre Folgen. österreichisches Institut für Wirtschaftsforschung/Donau-Universität Krems. https://www.wifo.ac.at/publication/116345/
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (2010): Psychische Belastung und Beanspruchung im Berufsleben. https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A45
