Der wahre Nutzen von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen nutzen: Von der Analyse zur nachhaltigen Verbesserung der Unternehmenskultur

Jedes Jahr führen viele Unternehmen in Österreich Mitarbeiterbefragungen durch, häufig begleitet von der Evaluierung psychischer Belastungen. Leider sind diese Verfahren jedoch oft nur ein formeller Schritt, und die daraus gewonnenen Erkenntnisse werden nicht weiter genutzt. Besonders in Klein- und Mittelstandsunternehmen wird der Aufwand für die Ableitung von Maßnahmen als zu hoch eingeschätzt, oder es fehlen die personellen und fachlichen Ressourcen.

Dabei zeigt sich bei Mitarbeiterbefragungen leider immer wieder ein zentrales Thema: Stress und Arbeitsüberlastung gehören zu den häufigsten Problembereichen. Dennoch werden dagegen oft nur vereinzelte Maßnahmen ergriffen, und strukturelle Verbesserungen bleiben aus.

Schade, denn genau hier liegt enormes Potenzial: Die Daten helfen, Belastungen zu erkennen, Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen und gezielte Maßnahmen zu erarbeiten, die nicht nur das Arbeitsklima, sondern die gesamte Unternehmenskultur positiv verändern können.

 

Warum die Nutzung von Mitarbeiterbefragungen heute wichtiger denn je ist

Die Bedeutung des Wohlbefindens am Arbeitsplatz hat eine neue Relevanz gewonnen – nicht nur durch gesetzliche Vorgaben wie den ESG-Richtlinien, sondern auch, weil Unternehmen zunehmend erkennen, dass der Mensch im Mittelpunkt stehen muss, um langfristig erfolgreich zu sein. Die ESG-Vorgaben im Bereich „Social“ legen nicht umsonst Wert auf ein gesundes Arbeitsumfeld, das die soziale Verantwortung ernst nimmt. Unternehmen, die diesen Anforderungen nicht gerecht werden, riskieren, dass sie dadurch im Wettbewerb um qualifizierte Talente und engagierte Mitarbeitende verlieren.

Klein- und Mittelstandsunternehmen (KMUs) stehen dabei oft vor besonderen Herausforderungen: Die Arbeitslast ist häufig ungleich verteilt, Kommunikationswege sind informell und wenig strukturiert, und es fehlt an Zeit, sich systematisch mit den Bedürfnissen der Mitarbeitenden auseinanderzusetzen. Doch gerade diese Unternehmen haben die Chance, durch gezielte Maßnahmen ihre Teams langfristig zu stärken.

Wodurch kann nun Stress am Arbeitsplatz entstehen – die häufigsten Gründe:

1. Organisation und Prozesse
   Unklare Arbeitsaufgaben und ineffiziente Abläufe können zu Verwirrung und Frustration führen. Wenn Mitarbeitende nicht wissen, was genau von ihnen erwartet wird oder wie sie ihre Aufgaben effizient erledigen sollen, erhöht sich der Stresslevel erheblich.
2. Zusammenarbeit und Kommunikation
   Ein Mangel an Informationsfluss und unklare Kommunikation können Missverständnisse und Konflikte fördern. Wenn Informationen nicht rechtzeitig oder unvollständig weitergegeben werden, entstehen Unsicherheiten und Spannungen innerhalb des Teams, was den Stress verstärken kann.
3. Führung
   Eine fehlende Vertrauensbasis zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften ist eine häufige Stressquelle. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass sie nicht unterstützt oder in ihren Entscheidungen nicht ernst genommen werden, kann dies zu Frustration und innerer Unruhe führen.
4. Betriebliche Veränderungen
   Umstrukturierungen, Neubesetzungen oder häufige Veränderungen können Unsicherheit und Angst vor der Zukunft auslösen. Wenn Mitarbeitende keine klare Vorstellung davon haben, wie sich ihre Aufgaben oder ihr Arbeitsplatz verändern werden, erhöht sich das Stressniveau.
5. Arbeitsbelastung
   Eine hohe Arbeitsmenge bei zu wenig Zeit für die Erledigung der Aufgaben ist eine der häufigsten Stressursachen. Wenn die Anforderungen nicht den verfügbaren Ressourcen und der Zeit entsprechen, fühlen sich Mitarbeitende oft überlastet und in ihrer Leistungsfähigkeit eingeschränkt.

Die Employee Experience, also das Erleben der Mitarbeitenden, beeinflusst einerseits ihre Bindung ans Unternehmen, andererseits aber auch ihr Engagement und ihre Produktivität stark. Wenn Stress und Arbeitsbelastung zu groß werden, mögen die restlichen Benefits des Unternehmens noch so angenehm sein, die Mitarbeiterzufriedenheit wird in jedem Fall sinken.

Man kann hier auch noch einen Schritt weiter gehen und bewusst von Happiness sprechen. Denn Zufriedenheit bedeutet oft lediglich, dass Mitarbeitende ihre Arbeit akzeptabel finden, aber das ist kein Garant für echtes Engagement und Motivation. Happiness hingegen bedeutet, dass Mitarbeitende Freude an ihrer Arbeit empfinden, in den Flow kommen und kreative, nachhaltige Beiträge leisten.

Studien unter anderem der Universität Oxford zeigen, dass glückliche Mitarbeitende seltener krank und resilienter sind, aber auch produktiver und loyaler sind. Diese Effekte tragen signifikant zur langfristigen Stabilität und zum Erfolg eines Unternehmens bei. Happiness schafft ein Umfeld, in dem Mitarbeitende aufblühen, das Unternehmen als wichtigen Teil ihrer positiven Entwicklung erleben und bereit sind, mehr zu leisten als das bloße Erfüllen von Aufgaben.

 

Was können Unternehmen nun tun, um die Happiness der Mitarbeitenden zu steigern:

 1. Förderung der mentalen Gesundheit:

Psychische Erkrankungen gehören mittlerweile zu den häufigsten Gründen für Fehlzeiten. Unternehmen können hier präventiv handeln, etwa durch Workshops zu mentaler Fitness, Achtsamkeitstrainings oder durch den Zugang zu psychologischer Unterstützung.

Psychische Gesundheit und mentale Fitness sind entscheidend für das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit von Mitarbeitenden. In einer stressigen Arbeitswelt helfen sie, mit Herausforderungen effektiv umzugehen und sich von Rückschlägen zu erholen. Mentale Fitness fördert emotionale Stabilität, klare Entscheidungen und gesunden Umgang mit Stress. Unternehmen, die die mentale Gesundheit ihrer Mitarbeitenden unterstützen, fördern Resilienz und verbessern das Arbeitsklima. Ein solches Umfeld hilft den Mitarbeitenden, ihr Potenzial zu entfalten, was sowohl ihnen als auch dem Unternehmen zugutekommt.

 2. Unternehmenskultur des Vertrauens etablieren

In einem Umfeld, in dem Mitarbeitende Vertrauen in ihre Führungskräfte und Kollegen haben, fühlen sie sich sicher, geschätzt und motiviert, ihr Bestes zu geben. Vertrauen schafft psychologische Sicherheit, was bedeutet, dass Mitarbeitende sich trauen, ihre Meinungen zu äußern, Fehler zuzugeben und kreative Ideen einzubringen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. Diese Freiheit fördert nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Innovationskraft und das Engagement der Mitarbeitenden.

 

Maßnahmen zur Reduzierung von Stressfaktoren am Arbeitsplatz

Organisation und Prozesse verbessern

• Klare Arbeitsaufgaben und Zuständigkeiten definieren: Eine klare Aufgabenverteilung und transparente Arbeitsabläufe reduzieren Unklarheiten und stellen sicher, dass alle wissen, was von ihnen erwartet wird.
• Prozesse optimieren: Regelmäßige Überprüfung und Optimierung von Arbeitsprozessen helfen, ineffiziente Abläufe zu erkennen und zu verbessern. Automatisierung von Routineaufgaben kann ebenfalls die Belastung verringern.

Zusammenarbeit und Kommunikation fördern

• Regelmäßige Informationsweitergabe: Unternehmen sollten sicherstellen, dass relevante Informationen rechtzeitig und klar an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden. Tools wie regelmäßige Meetings oder digitale Plattformen können den Informationsfluss verbessern.
• Konfliktmanagement und Teamarbeit stärken: Schulungen zu Kommunikation und Konfliktlösung können helfen, Spannungen im Team abzubauen und Missverständnisse zu vermeiden. Förderung von Teamarbeit und Kooperation trägt ebenfalls zur Stressbewältigung bei.

Vertrauen und Unterstützung durch Führungskräfte aufbauen

• Offene und transparente Kommunikation: Führungskräfte sollten eine offene Tür-Politik pflegen und ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, ihre Sorgen und Anregungen zu teilen. Vertrauen entsteht, wenn Mitarbeitende wissen, dass ihre Meinung gehört wird und ihre Anliegen ernst genommen werden.
• Führungskompetenz stärken: Führungskräfte sollten im Bereich Empowerment und transformationaler Führung unterstützt werden, um empathischer und fördernder auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden einzugehen.

Betriebliche Veränderungen transparent gestalten

• Veränderungen frühzeitig kommunizieren: Umstrukturierungen und Neubesetzungen sollten so früh wie möglich angekündigt werden, damit Mitarbeitende ausreichend Zeit haben, sich auf die Veränderungen vorzubereiten und Unsicherheiten zu reduzieren.
• Unterstützungsangebote während des Wandels: Coaching und Beratung können Mitarbeitenden helfen, Veränderungen zu bewältigen und sich schnell in neue Strukturen einzugliedern.

Arbeitsbelastung angemessen steuern

• Realistische Zielsetzung: Unternehmen sollten darauf achten, dass die Arbeitsbelastung der Mitarbeitenden im Einklang mit den Ressourcen steht. Dies bedeutet, realistische Ziele zu setzen und ausreichend Zeit für die Erledigung der Aufgaben einzuplanen.
• Pausen und Erholungszeiten fördern: Um Überlastung zu vermeiden, sollten regelmäßige Pausen und eine ausgewogene Work-Life-Balance gefördert werden. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen können dabei helfen, den Stress zu reduzieren.

 

Ein Praxisbeispiel: Herausforderungen in einem wachsenden Kleinunternehmen lösen

Ein expandierendes Unternehmen mit rund 25 Mitarbeitenden führte eine Mitarbeiterbefragung durch. Die Ergebnisse zeigten, dass viele Mitarbeitende unter Stress und Arbeitsüberlastung litten. Unklare Zuständigkeiten führten oft zu langen Entscheidungswegen, und der hohe Anteil an Remote-Arbeit verstärkte das Gefühl der Überforderung.

Der Informationsfluss war zwar gegeben, beschränkte sich jedoch größtenteils auf schriftliche Kommunikation, was persönliche Bindungen und die Zusammenarbeit erschwerte.

Um gezielt Maßnahmen abzuleiten, wurden aus den Einzelergebnissen der Mitarbeiterbefragung die eigentlichen und individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden in den drei Bereichen Kommunikation, mentale Fitness und Aufgabenerledigung extrahiert. Dadurch wurde sichtbar, wo konkrete Ansatzpunkte für Verbesserungen lagen.

Nach der Präsentation der Ergebnisse wurden die Mitarbeitenden aktiv in die Entwicklung der Maßnahmen eingebunden. Dies stellte sicher, dass gezielt an den Problemfeldern angesetzt wurde, die das größte Potenzial für Verbesserungen boten.

 

Die folgenden Maßnahmen wurden umgesetzt:

Stressbewältigung und mentale Fitness fördern:

In regelmäßig abgehaltenen Online-Austauschformaten konnten die Mitarbeitenden individuelle Strategien zur Stressbewältigung und besseren Selbstorganisation lernen. Die Begleitung erfolgte über einen Zeitraum von 6 Monaten. Der Austausch bot auch Raum zur Reflexion und unterstützte sowohl dabei, neues Wissen kontinuierlich in den Arbeitsalltag zu integrieren als auch gemeinsam praktische Ansätze für aktuelle Herausforderungen zu finden.

Kommunikation und Selbstführung stärken

In 2 Kurzworkshops wurden die Mitarbeitenden inklusive der Führungskräfte dabei unterstützt, klare Strukturen für die Zusammenarbeit zu erarbeiten und regelmäßige Teammeetings zu etablieren. Beruflich häufig vorkommende Dynamiken, konnten aufgezeigt und Bewältigungsstrategien entwickelt werden. Gleichzeitig wurde eine Feedbackkultur eingeführt, die den Austausch förderte und Konflikte früher sichtbar und damit lösbar machte.

Nachhaltige Unterstützung durch digitale Tools

Eine speziell an ihre Bedürfnisse angepasste App bot den Mitarbeitenden die Möglichkeit, jederzeit und ortsunabhängig an ihrer mentalen Fitness zu arbeiten. Regelmäßige Impulse und Reflexionsmöglichkeiten stärkten nicht nur das persönliche Wohlbefinden, sondern förderten auch die Teamdynamik.

 

Die Ergebnisse: Ein Schritt in Richtung Happiness

Schon wenige Monate später zeigten sich deutliche Verbesserungen: Die Mitarbeitenden berichteten von einer spürbaren Entlastung im Arbeitsalltag und fühlten sich besser eingebunden. Die Krankenstandstage hatten deutlich abgenommen. Die Zusammenarbeit wurde produktiver, Konflikte traten seltener auf, und die Mitarbeitenden identifizierten sich stärker mit dem Unternehmen.

Dieses Beispiel zeigt, wie auch KMUs durch gezielte Maßnahmen eine Unternehmenskultur schaffen können, die nicht nur zufrieden macht, sondern echte Happiness fördert – für Mitarbeitende und Unternehmen gleichermaßen.

Über iTransform

Claudia Baumgartner und Peter Bohrn sind die Co-Founder von iTransform, einer Initiative, die zukunftsorientierte Unternehmen dabei unterstützt, eine positive und menschenzentrierte Unternehmenskultur zu entwickeln. In der heutigen Arbeitswelt ist Freude entscheidend für das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. 

Mit dem HappyPlacetoWork-Programm fördert iTransform gezielt eine Umgebung, in der Mitarbeitende ermutigt werden und kreative Ideen einbringen. Eine solche Kultur unterstützt nicht nur die persönliche Entwicklung, sondern trägt auch zu einem produktiven und innovativen Arbeitsumfeld bei. Freude am Arbeitsplatz wird als wesentlicher Erfolgsfaktor angesehen, da sie nicht nur Motivation und Engagement der Mitarbeitenden steigert, sondern auch ihre Gesundheit. iTransform begleitet Teams in diesem Prozess mit einem Ansatz, bei dem Entwicklung.Mut.Kultur.Happiness im Mittelpunkt stehen.

Durch wissenschaftlich fundierte Methoden, interaktive Workshops und digitale Tools werden Selbstführung, Selbstwirksamkeit und Teamzusammenhalt gefördert. Das Resultat sind reduzierte Stresslevel, gesteigerte Klarheit und eine Unternehmenskultur, in der Mitarbeitende ihr Potenzial entfalten können.

Mit HappyPlacetoWork gestaltet iTransform Arbeitsumgebungen, die von Mut, Wertschätzung und damit echter Happiness geprägt sind.

 

iTransform ist Partner unseres Ecosystems, von dem alle zertifizierten Unternehmen im Rahmen von Spezialangeboten profitieren können.