Agilität im Unternehmen – Was Sie schon immer wissen wollten

Wer ein zukunftsorientiertes, erfolgreiches Unternehmen führen und betreuen will, kommt am Buzzword „Agilität“ kaum noch vorbei. Doch was hat es mit dieser Agilität eigentlich auf sich? Handelt es sich um einen von vielen Trends, welcher durch die Führungsetagen und HR-Abteilungen geistert und schon Morgen Schnee von gestern ist? Verbirgt sich mehr hinter dem Schlagwort und wenn ja: Was lässt sich damit denn nun wirklich anfangen? Was Sie immer schon über Agilität wissen wollten lesen Sie ab heute in unserer neuen Blogserie zur „Agilität“.

Agile Unternehmen – Warum Agilität?

In Zeiten von Digitalisierung, Generationenwechsel und offenen Hierarchien stehen viele Unternehmen vor der gleichen Herausforderung. Die Fragen lauten: Wie kann ich mich als Betrieb auf diese Veränderungen einstellen? Wie gelingt der erfolgreiche Schritt in die Zukunft und welche Ansprüche stellen ArbeitnehmerInnen an mein Unternehmen?

Der Anspruch ist, mit der Konkurrenz mitzuhalten. Sich an die Geschwindigkeit einer digitalen, fluiden und niemals stillstehenden Welt anzupassen und dabei ein faires, vertrauensbasiertes Umfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.

Wie das gelingt? Über die Grenzen herkömmlicher Führungsmethoden und Managementkonzepte hinaus zu denken und agieren. Und hier kommt die „Agilität“ ins Spiel.

Was macht ein agiles Unternehmen aus?

Agilität ist die „Beweglichkeit von Organisationen und Personen beziehungsweiße in Strukturen und Prozessen“ (Gabler). Agilität in Unternehmen ist eine bestimmte Arbeitsform, die sich dadurch charakterisiert, dass Unternehmen flexibel auf Ereignisse und Anforderungen reagieren.

Im Gegensatz dazu haben traditionelle Unternehmensformen meist festgelegte und geplante Prozesse und Abläufe. Oft werden Jahresplanungen aufgesetzt und alle Beteiligten halten sich in ihren Rollen (Positionen) an den relative starren Ablaufplan.
Nicht so in agilen Unternehmensformen. Hier werden Projekte immer wieder unterbrochen, überdacht und in der weiteren Vorgehensweise angepasst – immer mit dem Blick auf Kundenwünsche und Marktanforderungen (Gabler).

Agile Unternehmenskulturen vermeiden daher in ihrer Arbeitsweise starre Hierarchien und stille, einzelgängerische Arbeitsweisen. Sie setzen auf moderne Arbeitsumfelder, die mehr Kommunikation und eine bessere Zusammenarbeit aller ermöglichen. Eine Entwicklung hin zu einer solchen Unternehmenskultur stößt natürlich einen kulturellen Wandel in der Organisation an und dieser muss begleitet werden.

Was unterscheidet agile Unternehmensführung von herkömmlichen Führungsmethoden?

„Agilität befähigt Organisationen, schnell und flexibel, antizipativ und initiativ, effektiv und effizient, proaktiv und reaktiv erfolgskritische Veränderungen zu vollziehen.“

Das sagen Sebastian Olbert und Hans Gerd Prodoehl in Überlebenselixier Agilität (2019). Klar ist: Das klassische Schubladendenken muss der Vergangenheit angehören. Das gilt auch für agile Methoden. Kein Unternehmen gleicht dem Anderen bis ins Detail, daher muss Agilität auch zu individuellen Bedürfnissen eines jeden Betriebes passen und passend gemacht werden.

Wo früher starre Befehlsketten und bürokratisierte, hierarchische Abläufe den Arbeitsalltag bestimmten, muss Platz für Neues gemacht werden. Die Command & Control Methode wird infrage gestellt und neu erdacht:

1. Forciert wird Transparenz:
Entscheidungen werden einander zugesprochen. Es wird abgesprochen und nicht befohlen. Die Unternehmensführung hat die Aufgabe, einen passenden Kontext zu schaffen, der nicht nur inspiriert, sondern auch Freiräume eröffnet und es zum Ziel hat, alle Mitarbeitenden zu fördern.

2. Mehr Eigenverantwortung der Mitarbeitenden:
Anstatt in isolierten, festen Abteilungen zu arbeiten, die eine festgelegte Route verfolgen und einen festgesetzten Platz im Unternehmen vorsehen, verschwimmen die Grenzen. Den Mitarbeitenden wird mehr Eigenverantwortung zugestanden.

3. Stärkere Selbstorganisation:
Projekte können von vielfältig besetzten ExpertInnengruppen in Selbstorganisation durchgeführt werden.

4. Vertrauenskultur & Fehlerkultur sind essentiell:
Die Vertrauenskultur ist geprägt von einem offenen Umgang mit Kritik, der sich Mitarbeitende wie Führungspersonal gleichermaßen stellen.

5. Teambuilding:
Gezielte Nutzung von Talenten und Ideen kommt nicht nur der Innovation, sondern auch einer neuen Art des Teambuildings zu Gute. Wer für seine persönlichen, individuellen Fähigkeiten geschätzt wird und diese in ein gemeinschaftliches Projekt miteinbringen kann, ist produktiver und motivierter.

Die Unterschiede zu klassischen Methoden in einem fiktiven Beispiel:

Frau Novak arbeitet seit 10 Jahren im Unternehmen XY. Bisher war ihre Position als Marketingassistentin klar geregelt. Ihre Zuständigkeitsbereiche waren festgelegt und haben sich in den letzten Jahren kaum verändert. Frau Novak arbeitete ihrer Vorgesetzten, der Marketingmanagerin zu.
Vor zwei Jahren kam der Umschwung. Das Unternehmen hat agile Arbeitsweisen eingeführt. Geändert hat sich nicht nur Frau Novaks Arbeitstitel, sondern auch die Zusammenarbeit mit ihren KollegInnen. Es gibt nach wie vor eine Jahresplanung, allerdings in Form von Jahreszielen. Diese werden aber nicht mit der Wasserfallmethode von oben nach unten geplant und umgesetzt. Denn es wird in sogenannten „Sprints“ gearbeitet. Sprints sind zeitliche Arbeitsabschnitte mit klaren Zielen, die von Teams eigenverantwortlich umgesetzt werden. Nach 3 Wochen (es kann auch nach 1 Woche sein, Sprints haben unterschiedliche Längen) wird in der Retrospektive über das Ergebnis berichtet und der nächste Sprint geplant. Feedback und Support gibt es bei den täglichen Standings.

Ein reales Beispiel bietet das IT Unternehmen Nagarro Austria aus Wien. Sie berichten von Veränderungen in der Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden, aber auch besonders in der Führungskultur. Klassische Führungspositionen, wie Team- oder Abteilungsleiter, sind fast nicht mehr vorhanden und wurden durch neue Rollen ersetzt, die sich um einzelne Aspekte der Führung kümmern. Darunter beispielsweise den „People Guide“, der sich speziell um die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden kümmert.

Warum eine Vertrauenskultur Voraussetzung für Agilität ist

Um erfolgreiche, agile Prozesse einzuführen, braucht es die richtigen Voraussetzungen. Und das ist eine Unternehmenskultur, die geprägt ist von Vertrauen. Geschäftsführende und Führungspersonal müssen sich folgende Fragen stellen: Pflegt das Unternehmen eine gesunde Vertrauenskultur, welche alle Ebenen übergreift?

Eine Wende zu agilen Arbeitsprozessen bringt auch neues Konfliktpotential mit sich. Ist das Unternehmen nicht dazu im Stande diese Konflikte richtig zu lösen und diese zur Weiterentwicklung zu nutzen, muss erst an den grundlegenden Werten gearbeitet werden.

Eine Vertrauenskultur basiert auf:

  • integrem Führungsverhalten und offener Kommunikation
  • gelebter Glaubwürdigkeit, welche nicht nur nach außen, sondern auch nach innen getragen wird
  • Fairness, in Form von ausgewogener Vergütung und Gerechtigkeit
  • Respekt auf allen Ebenen und unter allen Mitarbeitenden
  • Stolz auf die eigenen Leistungen, auf die KollegInnen und auf die Leistung des Unternehmens sowie Teamgeist sind weitere Indikatoren, an welchen Unternehmenskultur gemessen werden kann und sollte.

Als Erstes sollten Sie also den momentanen Reifegrad für Agilität in Ihrem Unternehmen messen, bevor Sie sich sofort an die Implementierung von agilen Arbeitsweisen in Unternehmen begeben.


Prinzipien des agilen Unternehmens – das agile Projektmanagement

Agiles Projektmanagement bildet den Kern eines agilen Unternehmens. Wie Projekte organisiert, geplant und verwirklicht werden, muss an unsere schnelllebige, digitalisierte und offene Gesellschaft angepasst werden. Jedoch geht es vor allem im Projektmanagement darum, auf die bereits vorhandenen Werte und Handlungsvorgänge im Unternehmen einzugehen und diese transformational zu gestalten.

Drei wichtigste Prinzipien im agilen Projektmanagement sind:

1. Sprints statt strikter Jahresplanung: Eine strikte Jahresplanung, die starr abgearbeitet wird, kann nicht mehr funktionieren. Natürlich gibt es auch weiterhin eine Jahresplanung, allerdings in Form von Jahreszielen. Das agile Projektmanagement setzt dabei auf Sprints. Sprints sind zeitliche Arbeitsabschnitte mit klaren Zielen, die von Teams eigenverantwortlich umgesetzt werden. Regelmäßig wird in der Retrospektive über das Ergebnis berichtet, Feedback eingeholt und der nächste Sprint geplant.

2. Eigenverantwortung statt Hierarchie: Das Projektmanagement setzt auf durchlässige Hierarchien, die Eigenverantwortung fördern und die Teamverantwortung sichern. Es gibt keine starren Positionen mehr. Mitarbeitende arbeiten entsprechend ihrer Stärken.

3. Kundenfeedback statt starrer Abläufe: Eine methodische Umstellung reicht nicht aus, um den Erfolg von agilem Projektmanagement zu sichern. Es gilt auch, auf Kundenfeedback einzugehen und die Wünsche der Zielgruppe ernst zu nehmen und diese aktiv in das Projektmanagement mit einzubeziehen.

Die Frage, die sich Unternehmen stellen sollten lautet nicht „Sollen wir agil werden?“ Sie lautet „Wie können wir agil werden?“

„Agilität bedeutet eine ganz neue Fähigkeit für ein Unternehmen – die Fähigkeit einer Organisation, sich zeitnah, effektiv und nachhaltig zu verändern, um Performance-Vorteile zu erzielen.“ (Olbert et al. 2019)

Um diese Fähigkeiten herauszuarbeiten und zu entwickeln, muss die Unternehmenskultur stimmen. Denn nur eine intakte, gelebte Vertrauenskultur ermöglicht agile Arbeitsweisen und ist der Grundstein für agile Unternehmensführung und Management. Durch den Aufbruch der herkömmlichen, hierarchischen Strukturen werden neue Formen des Teambuildings und der erhöhten Eigenverantwortung möglich.

 

Agile Arbeitsweisen Studie

 

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Quellen:
Ricker, Saskia; Pütz, Horst: Kulturwandel in der digitalen Transformation messen und gestalten. Aktuelle Forschungsergebnisse und Praxisbeiträge zu Agilität in Unternehmen. Hsg.: SichtWeise, Great Place to Work®.

Olbert, Sebastian; Prodoehl, Hans Gerd (Hrsg.): Überlebenselixier Agilität. Wie Agilitäts-Management die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen sichert. Springer Gabler Wiesbaden GmbH (2019).



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