Bei einer Mitarbeiterbefragung gibt es viel zu bedenken. Aus unserer jahrelangen Erfahrung haben wir die wichtigsten 10 HR-Tipps für Projektverantwortliche zusammengefasst. Damit wird die Befragung zum Erfolg und die Weiterentwicklung der Unternehmenskultur bestmöglich unterstützt.
Mit unseren Tipps behaltet ihr den Überblick über das Projekt Mitarbeiterbefragung und erfahrt zugleich, worauf ihr besonders achten solltet.
Wann startet eure Mitarbeiterbefragung? In unserem Leitfaden zum Thema Mitarbeiterbefragung erhaltet ihr weitere hilfreiche Antworten:
1. Ein Ziel setzen und sich darauf fokussieren
Der erste Schritt für die Planung einer Mitarbeiterbefragung ist die Festlegung des Zieles: Was ist Sinn und Zweck des Befragungsprojekts? Welche Erkenntnisse sind im Kontext des Unternehmens erforderlich?
Wird die Zielsetzung ganz zu Beginn vorgenommen, vermeidet man einen nicht zufriedenstellenden Ausgang des Projekts. Deshalb gilt: Von Anfang an auf das Ziel fokussieren und dieses während des gesamten Befragungsprojekts im Auge behalten. Die Zielsetzung eurer Mitarbeiterbefragung beeinflusst maßgeblich die Art und Form der Befragung.
2. Alle im selben Boot
Auch wenn die Mitarbeiterbefragung von der HR-Abteilung aus gesteuert wird, sollen von Anfang an Geschäftsführer:innen und Vorgesetzte sowie (falls vorhanden) der Betriebsrat mit ins Boot geholt werden. Auch Marketing- und Kommunikationsabteilungen sollten in die Vorbereitung miteinbezogen werden. So kann die Mitarbeiterbefragung bestmöglich auch zur Weiterarbeit mit den Ergebnissen genutzt werden.
3. Rechtzeitig und an alle kommunizieren
Kündigt die Mitarbeiterbefragung rechtzeitig an, wir empfehlen mindestens einen Monat im Voraus. Wird die Mitarbeiterbefragung mit externen Expert:innen durchgeführt, haben diese eventuell hilfreiche Kommunikationsunterstützung. Andernfalls lasst euch von Marketing- und Kommunikationsexpert:innen im Unternehmen unter die Arme greifen.
Gibt es eine interne Kommunikationsplattform in eurem Unternehmen? Dann nutzt diese auch dafür! Nutzt alle Kommunikationskanäle, die ihr zur Verfügung habt. Klassische Mitteilungen per Mail gehen schnell in der Masse an Benachrichtigungen unter und ziehen kaum noch Aufmerksamkeit auf sich. Seid kreativ: Erstellt Plakate und Flyer und rührt kräftig die Werbetrommel. Jedoch gibt: Bleibt authentisch und kommuniziert, warum das Feedback eurer Mitarbeiter:innen wichtig ist und warum gerade jetzt.
Je mehr Leute bei der Befragung mitmachen, desto aussagekräftiger ist das Ergebnis! Um bereits zu Beginn möglichst viele Mitarbeiter:innen an Bord zu holen, ist eine umfassende Ankündigung unumgänglich.
4. Die Mitarbeiterbefragung getreu dem Ziel aufsetzen
Mit einer Mitarbeiterbefragung kann und soll nicht "alles" abgefragt werden. Geht bei der Erstellung der Fragen auf eure Zielsetzung ein. Nur die richtigen Fragen bringen verwertbare und für euch wertvolle Antworten. Die Zielsetzung bestimmt zudem:
- wie oft die Befragung stattfindet,
- welche Themen vorkommen,
- wer befragt wird und
- wie viel Zeit und Ressourcen das Projekt benötigt.
Das Hauptaugenmerk des Fragebogens sollte auf geschlossenen Fragen liegen, welche klar ausrechenbare Antworten liefern, da sie Antwortskalen zum Ankreuzen anbieten. Inkludiert man in den Fragebogen offene Fragen, bei denen Teilnehmer:innen eigene Meinungen und Empfindungen (freiwillig!) abgeben können, erhaltet man nicht nur tiefere Einblicke, sondern auch zusätzlich neue Erkenntnisse.
Tipp: Wird das Befragungsprojekt von einem unabhängigen und externen Unternehmen (wie Great Place to Work®) genutzt, gibt es hier große Vorteile: einen vorgefertigten Fragebogen, bei dem die verwendeten Fragen und Items nach den Gütekriterien einer Befragung geprüft und erprobt sind. Auch die Zielsetzung ist festgelegt. Der Fragebogen misst demnach das, was er messen soll. Manchmal gibt es dabei zusätzlich die Möglichkeit den Fragebogen mit individuellen Fragen zu erweitern.
5. Gütekriterien beachten
Wenn ihr den Fragebogen selbst erstellt, stellt sicher, dass die verwendeten Fragen die Gütekriterien einer Mitarbeiterbefragung erfüllen. Dabei gilt es, die vier Gütekriterien Objektivität, Validität, Reliabilität sowie Repräsentativität einzuhalten.
6. Anonymität wahren
Die Gewährleistung der Anonymität ist eines der wichtigsten Kriterien der Mitarbeiterbefragung. Die Anonymität soll bei der Erhebung, aber auch bei der Auswertung gewährleistet sein und eine Teilnahme an der Befragung muss immer freiwillig, niemals verpflichtend stattfinden. Dadurch ermöglicht ihr den Teilnehmenden eine ehrliche Auseinandersetzung mit den in der Befragung behandelten Themen.
Kommuniziert diese Zusicherung der Anonymität auch schon im Voraus an die Mitarbeitenden. Sind sich die Mitarbeiter:innen unsicher, ob ihre Antworten zurückverfolgt werden können, werden sie nicht offen antworten. Findet aber die richtige Balance: eine Überbetonung des Themas kann auch unbegründete Zweifel wecken.
Tipp: Bezieht einen externen Dienstleister mit ein, da dies gleich zu Beginn ein Gefühl der Anonymität vermittelt.
7. All Inclusive-Zugang
Gebt allen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, an der Befragung teilzunehmen und schließt niemanden aus. Doch Vorsicht: Die Teilnahme muss immer auf freiwilliger Basis erfolgen, niemand darf dazu verpflichtet werden.
Es bewährt sich, im Vorfeld die erforderliche Rücklaufquote zu berechnen und im Auge zu behalten, wie viel beantwortete Fragebögen benötigt werden, um ein repräsentatives Ergebnis für das Unternehmen zu erhalten. Nur so kann mit den gewonnenen Erkenntnissen weitergearbeitet werden, die die Wünsche der Mehrheit eurer Mitarbeitenden widerspiegeln.
Damit sich viele Mitarbeiter:innen angesprochen fühlen, müssen die Sprache für alle ansprechend sein. Die Sprache soll leicht verständlich sein und auch der Muttersprache entsprechen.
Tipp: Great Place to Work® bietet den Standardfragebogen in über 50 Sprachen an, damit jede/r Mitarbeitende diesen in der bevorzugten Sprache ausfüllen kann.
8. Transparenz muss sein
Bleibt bei der Präsentation der erhobenen Ergebnisse ehrlich und transparent. Vermittelt allen Mitarbeitenden und Beteiligten die wichtigsten Erkenntnisse zeitnah.
Die Kommunikation im Nachgang ist sehr wichtig, um den Mitarbeitenden auch die notwendige Wertschätzung und Dankbarkeit auszusprechen. Außerdem verdeutlicht die Kommunikation der Ergebnisse nochmals die Wichtigkeit der Befragung.
Klärt auch darüber auf, was mit den gewonnen Erkenntnissen passiert und was die nächsten Schritte sind. Im Idealfall ist eine Mitarbeiterbefragung ein immer wiederkehrendes Projekt, wo zwischendurch mit den Ergebnissen weitergearbeitet wird und dann wieder evaluiert wird.
9. Alle ziehen an einem Strang
Bindet alle Mitarbeiter:innen in die Umsetzung der Ergebnisse mit ein und macht diese nicht nur zu Beteiligten, sondern zu Gestalter:innen. Lasst sie aktiv an den Veränderungen im Unternehmen teilhaben. Kreiert zum Beispiel eine Gruppe von Kulturbotschaftern, welche die Erkenntnisse und den Veränderungsprozess aktiv mittragen, repräsentieren und umsetzen.
10. Noch einmal mit Gefühl
Bleibt dran und wiederholt die Mitarbeiterbefragung regelmäßig. Eine Befragung ist ein immer wiederkehrendes Tool zur Veränderung und Verbesserung der Unternehmenskultur. Nutzt die gewonnenen Erkenntnisse zur Weitereintwicklung.
Fazit: Diese Tipps geben Sicherheit für die Mitarbeiterbefragung
Um eine authentische und valide Standortbestimmung durchführen zu können, die sinnvolle Follow-up-Maßnahmen ermöglicht, müsst ihr euren derzeitigen Status kennen und zugleich erkennen, zu welchen Themen ihr Antworten und Einsichten erheben wollt und sollt. Lasst die Mitarbeitenden aktiv an den Veränderungen im Unternehmen teilhaben, um so gemeinsam die Unternehmenskultur zu gestalten. Macht eure Mitarbeitenden daher zu Gestalter:innen und plant diese in den gesamten Prozess der Mitarbeiterbefragung mit ein.
